Aufgaben

Die Aufgabenliste ist der zentrale Ort, um Aufgaben (To-dos) zu erstellen, an Personen zu verteilen und ihren Fortschritt zu verfolgen. Jede Aufgabe hat einen Titel und optional Beschreibung, Fälligkeitsdatum, Tags und eigene Felder.

Anlegen

Berechtigungen zum Anlegen

Wer Aufgaben anlegen darf.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Aufgaben → Aufgaben anlegen todo:create:any	✅	✅	✅	Aufgaben sind nicht an Gruppen gebunden – wer die Berechtigung hat, legt Aufgaben an und wählt die zuständigen Personen frei aus.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Schritt für Schritt

Web

1. Öffnen Sie Aufgaben.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Tragen Sie im Dialog Neue Aufgabe den Titel ein.
4. Ergänzen Sie Beschreibung, Tags und ein Datum als Fälligkeit.
5. Wählen Sie unter Bearbeiter mindestens eine zuständige Person — ohne Bearbeiter lässt sich die Aufgabe nicht speichern.
6. Speichern Sie die Aufgabe.

App

1. Öffnen Sie im Tab Start die Kachel Aufgaben.
2. Tippen Sie oben rechts auf Hinzufügen (Plus-Symbol).
3. Tragen Sie im Formular Neue Aufgabe den Titel ein; das Zieldatum ist optional.
4. Öffnen Sie Bearbeiter und wählen Sie die zuständigen Personen aus.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf die Beschreibung und speichern Sie.

Hinweise zum Anlegen

• Pflicht sind Titel und mindestens ein Bearbeiter; alles andere ist optional.
• Das Fälligkeitsdatum muss heute oder später liegen.
• Aufgaben werden an Personen vergeben, nicht an Gruppen. Ob jede zuständige Person einzeln abschließen muss oder eine genügt, entscheidet der Typ — siehe Übersicht.

Anzeigen

Berechtigungen zum Anzeigen

Wer Aufgaben sieht — alle oder nur eigene und zugewiesene.

Zum Anzeigen von Aufgaben genügt eine der beiden Berechtigungen:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Aufgaben → Alle Aufgaben einsehen todo:read:any	✅	✅	❌	Alle Aufgaben der Organisation, unabhängig von Ersteller und Zuständigkeit.
Aufgaben → Eigene Aufgaben einsehen todo:read:scoped	✅	✅	✅	Nur Aufgaben, die Sie angelegt haben oder für die Sie als zuständig eingetragen sind.
Aufgaben → Alle in Liste einsehen todopagination:read:any	✅	✅	✅	Nötig, um die Aufgabenliste zu laden. Ohne diese Berechtigung erscheint statt der Liste ein Hinweis auf den fehlenden Zugriff – auch wenn einzelne Aufgaben sichtbar wären.
Aufgaben → Vertrauliche Felder einsehen todo:customschema:restricted	✅	✅	❌	Zusätzlich nötig, um eigene Felder zu sehen, die als vertraulich markiert sind.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Schritt für Schritt

Web

1. Öffnen Sie Aufgaben.
2. Die Liste zeigt je Aufgabe den Status: Offen, Teilweise erledigt, Erledigt oder Überfällig.
3. Über den Filter Mein Status blenden Sie Ihre eigenen offenen oder erledigten Aufgaben ein — siehe Übersicht.
4. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Detailansicht.

App

1. Öffnen Sie im Tab Start die Kachel Aufgaben.
2. Tippen Sie auf eine Aufgabe, um sie zu öffnen.
3. Ihren eigenen Teil melden Sie mit Abschließen.

Detailansicht

Die Detailansicht gliedert sich in Beschreibung, Info, Zuweisungen, Anhänge, Tags, Eigene Felder und Kommentare. Unter Zugewiesene Personen sehen Sie je Person, ob sie ihren Teil bereits abgeschlossen hat.

Bearbeiten

Berechtigungen zum Bearbeiten

Wer Aufgaben bearbeitet und wer sie als erledigt markieren kann.

Zum Bearbeiten einer Aufgabe genügt eine der beiden Berechtigungen:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Aufgaben → Alle Aufgaben bearbeiten todo:update:any	✅	✅	❌	Alle Aufgaben, unabhängig von Ersteller und Zuständigkeit.
Aufgaben → Eigene Aufgaben bearbeiten todo:update:scoped	✅	✅	✅	Nur Aufgaben, die Sie selbst angelegt haben.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Kommentare in Aufgaben

Kommentare an Aufgaben folgen den allgemeinen Kommentar-Berechtigungen – dieselben wie in Mitteilungen und Chronik. Im Berechtigungs-Picker stehen unter „Aufgaben" zusätzlich zwei Einträge zum Löschen von Kommentaren; sie sind derzeit ohne Wirkung, das Löschen prüft ausschließlich die allgemeinen Schlüssel.

Abschließen ist etwas anderes

Eine Aufgabe als erledigt zu melden, ist bewusst von der Bearbeitung getrennt: Es hängt an einer eigenen Berechtigung und erlaubt keine inhaltlichen Änderungen.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Aufgaben → Zugewiesene Aufgaben abschließen todoassignee:complete:scoped	✅	✅	✅	Gilt nur für Aufgaben, für die Sie als zuständig eingetragen sind. Wer eine Aufgabe bearbeiten darf, kann sie damit noch nicht für sich abschließen – und umgekehrt.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Löschen

Berechtigungen zum Löschen

Wer Aufgaben löschen darf — alle oder nur die selbst angelegten.

Zum Löschen einer Aufgabe genügt eine der beiden Berechtigungen:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Aufgaben → Alle Aufgaben löschen todo:delete:any	✅	✅	❌	Alle Aufgaben, unabhängig von Ersteller und Zuständigkeit.
Aufgaben → Eigene Aufgaben löschen todo:delete:scoped	✅	✅	✅	Nur Aufgaben, die Sie selbst angelegt haben.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Einzeln löschen (Web)

1. Öffnen Sie die Aufgabe aus der Liste.
2. Wählen Sie im Aktionsmenü Löschen.
3. Bestätigen Sie die Rückfrage.

Mehrere auf einmal

1. Öffnen Sie Aufgaben.
2. Wählen Sie die gewünschten Einträge in der Liste aus.
3. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie Löschen bestätigen.

Hinweise zum Löschen

• Mit der Aufgabe verschwinden auch ihre Kommentare, Anhänge und der Bearbeitungsstand der zuständigen Personen.
• Eine erledigte Aufgabe muss nicht gelöscht werden: Über den Filter Mein Status blenden Sie abgeschlossene Aufgaben aus.

Aufgabe anlegen

Beim Erstellen legen Sie fest:

• Titel und optional Beschreibung
• Fälligkeitsdatum – bis wann die Aufgabe erledigt sein soll
• Bearbeiter – die zugewiesenen Personen (mindestens eine)
• Typ – Einzeln oder Gruppe (siehe unten)
• Tags zur Kategorisierung

Aufgaben sind benutzerzentriert: Sie wählen konkrete Bearbeiter (Personen), keine Gruppen.

Typ: Einzeln vs. Gruppe

Der Typ steuert, wer die Aufgabe abschließen muss:

Typ	Bedeutung
Einzeln	Jede:r zugewiesene Bearbeiter:in muss die Aufgabe für sich abschließen.
Gruppe	Es genügt, wenn eine:r der zugewiesenen Bearbeiter:innen die Aufgabe abschließt.

Zuständigkeit und Status verfolgen

Jede zugewiesene Person hat einen eigenen Status: Offen oder Abgeschlossen. In der Aufgabe sehen Sie unter Zugewiesene Personen, wer schon erledigt hat – als Übersicht „Abgeschlossen: x / y".

Um Ihren Teil zu erledigen, öffnen Sie die Aufgabe und klicken auf Abschließen. Optional können Sie dabei einen Kommentar hinterlassen.

Meine Aufgaben

Über den Filter „Mein Status" blenden Sie gezielt Ihre eigenen Aufgaben ein:

• Meine offenen Aufgaben – was Sie noch erledigen müssen
• Meine erledigten Aufgaben – was Sie bereits abgeschlossen haben

Ein Fälligkeitsdatum wird als Fällig bzw. Überfällig hervorgehoben, damit Sie Fristen im Blick behalten.

Dateien an eine Aufgabe hängen

Sie können einer Aufgabe Anhänge (Dateien) hinzufügen – zum Beispiel ein Dokument oder Bild, das zur Erledigung nötig ist.

Erinnerung senden

Bleibt eine Aufgabe liegen, können Sie einmal am Tag daran erinnern. Die Erinnerung geht nur an die Zuständigen, die noch nicht erledigt haben.

Schritt für Schritt (Web)

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Klicken Sie im Aktionsmenü auf Erinnerung senden.
3. Bestätigen Sie im Dialog. Er nennt die Anzahl der Empfänger:innen.

Schritt für Schritt (App)

1. Öffnen Sie die Aufgabe.
2. Tippen Sie auf Erinnerung senden und bestätigen Sie.

Einmal in 24 Stunden

Pro Aufgabe ist eine Erinnerung alle 24 Stunden möglich. Die Sperre hängt an der Aufgabe, nicht an der Person, die klickt – ein zweiter Versuch durch jemand anderen wird ebenfalls abgewiesen.

Wenn die Schaltfläche ausgegraut ist

Grund	Was dahintersteckt
Keine Berechtigung	Erinnern darf, wer die Aufgabe bearbeiten darf. Ein eigenes Recht dafür gibt es nicht
Niemand mehr offen	Alle Zuständigen haben erledigt

Mitgezählt werden nur aktive Personen mit Zugang – wer deaktiviert ist oder nie einen Zugang bekommen hat, erscheint nicht in der Zahl.

Benachrichtigungen

Zugewiesene Personen werden über neue oder aktualisierte Aufgaben informiert. Über welche Kanäle Sie Aufgaben-Benachrichtigungen erhalten, stellen Sie in den persönlichen Benachrichtigungseinstellungen ein (Kategorie Aufgaben).

Erinnerungen laufen über dieselbe Kategorie. Ohne eingeschalteten E-Mail-Kanal kommt die Erinnerung nur per Push und im Benachrichtigungs-Center an – E-Mail ist standardmäßig aus.

Berechtigungen

Wer Aufgaben anlegen, sehen, bearbeiten oder löschen darf, hängt von der Rolle ab (Benutzer in der Regel nur ihre eigenen bzw. in ihrer Gruppe). Details unter Anlegen, Anzeigen, Bearbeiten und Löschen.

Web und App

Aufgaben stehen in Web und App zur Verfügung — anlegen, bearbeiten und abhaken geht in beiden.