Zum Hauptinhalt springen

Schnellstart

Diese Anleitung richtet sich an neue Kunden, die intraOnline zum ersten Mal einrichten.

Ziel ist eine erste Version, die schnell nutzbar ist: Ihre Plattform sieht nach Ihrem Verein aus, die richtigen Personen haben Zugriff und die ersten Inhalte sind sichtbar.

Dieser Guide ist bewusst praxisnah aufgebaut. Er soll Ihnen helfen, schnell zu einem guten ersten Stand zu kommen, ohne sich am Anfang in Details zu verlieren.

Ziel nach dem Schnellstart​

Wenn Sie diese Schritte durchgehen, haben Sie am Ende:

  • Ihren Verein sichtbar personalisiert
  • Rollen und Zuständigkeiten sauber festgelegt
  • erste Mitglieder angelegt oder importiert
  • eine verständliche Gruppenstruktur aufgebaut
  • erste Inhalte für Ihre Mitglieder veröffentlicht

Für viele Kunden reicht dieser Stand bereits, um mit einem kleinen internen Pilot zu starten.

Bevor Sie starten​

Hilfreich sind:

  • ein Konto mit Admin-Rechten
  • Logo oder Vereinsbild
  • Anschrift und kurzer Slogan
  • eine erste Mitgliederliste
  • eine grobe Vorstellung Ihrer Gruppen oder Abteilungen

Fehlt etwas davon, können Sie trotzdem beginnen. Wichtig ist eine einfache erste Version, nicht Perfektion im ersten Schritt.

Drei kurze Entscheidungen vorab​

Bevor Sie in der Plattform loslegen, sollten Sie intern drei Dinge kurz abstimmen:

  1. Wer verantwortet die Einrichtung? Im Idealfall gibt es einen Hauptansprechpartner und ein bis zwei weitere Personen, die unterstützen.
  2. Mit wem möchten Sie starten? Empfehlenswert ist ein kleiner Pilot mit einer überschaubaren Gruppe statt eines sofortigen Starts für alle.
  3. Was sollen Mitglieder am ersten Tag in intraOnline vorfinden? Meist reichen schon eine verständliche Startseite, eine erste News, wichtige Links und ein Termin.

Wenn diese drei Punkte geklärt sind, wird die Einrichtung deutlich einfacher.

So gehen neue Kunden am besten vor​

1. Verantwortlichkeiten und Rechte klären​

Legen Sie zuerst fest, wer die Plattform verwaltet und wer Inhalte bearbeiten darf.

  • Lesen Sie das Grundprinzip unter Rollen & Rechte.
  • Vergeben Sie globale Rollen bewusst: Admin, Editor oder User.
  • Nutzen Sie Feature-Sichtbarkeit, wenn Menüpunkte nur für bestimmte Rollen sichtbar sein sollen.

Ein guter Start ist:

  • 1 bis 2 Admins für Einrichtung und Konfiguration
  • einige Editoren für Inhalte und Kommunikation
  • alle anderen zunächst als User

Damit vermeiden Sie, dass zu viele Personen gleichzeitig an zentralen Einstellungen arbeiten.

2. Die Plattform wie Ihren Verein aussehen lassen​

Gehen Sie in die Verwaltung und pflegen Sie zuerst die sichtbaren Grundlagen:

  1. Stammdaten ergänzen
  2. Banner hochladen
  3. Fallback-Bild setzen
  4. wichtige Links in der Linksammlung hinterlegen

Wenn Sie auch eine öffentliche Vereinsseite nutzen möchten, richten Sie zusätzlich die Öffentliche Präsenz ein.

Wichtig für den Anfang:

  • Ein gutes Banner und ein sauberes Logo schaffen sofort Vertrauen.
  • Ein kurzer, verständlicher Slogan ist oft besser als ein langer Beschreibungstext.
  • Hinterlegen Sie lieber wenige, wirklich wichtige Links statt einer langen Sammlung.

3. Mitglieder anlegen oder importieren​

Sobald die Grundlagen stehen, holen Sie die ersten Personen auf die Plattform.

Starten Sie pragmatisch mit den Personen, die wirklich sofort arbeiten sollen. Der Rest kann nach und nach folgen.

Empfehlung für den Einstieg:

  • Starten Sie zuerst mit einem kleinen Pilotkreis.
  • Prüfen Sie nach dem Import stichprobenartig Rollen, Gruppen und Kontaktdaten.
  • Versenden Sie Einladungen erst dann im größeren Umfang, wenn die wichtigsten Inhalte und Menüpunkte bereits stehen.

Wenn Sie Einladungen mit zusätzlichen Unterlagen versehen möchten, sehen Sie sich auch die Registrierungs-Mail an.

4. Gruppenstruktur einfach halten​

Bauen Sie Ihre Struktur in Gruppen auf.

Empfehlung für den Einstieg:

  • eine Hauptgruppe für den Verein
  • darunter Abteilungen, Teams oder Fachbereiche
  • nur so viele Unterebenen wie tatsächlich nötig

Eine einfache Struktur ist am Anfang fast immer besser als ein zu detailliertes Organigramm.

Fragen Sie sich bei jeder Gruppe:

  • Brauchen wir diese Gruppe wirklich für Sichtbarkeit oder Zuständigkeiten?
  • Würde ein Mitglied sofort verstehen, warum diese Gruppe existiert?
  • Hilft die Struktur der täglichen Arbeit oder macht sie sie komplizierter?

5. Erste Inhalte veröffentlichen​

Eine Plattform wird für Mitglieder erst dann relevant, wenn dort etwas zu finden ist.

Für einen guten Start reichen oft schon:

  • eine erste News zur Begrüßung oder für einen wichtigen Hinweis
  • ein erster Termin über Events
  • nützliche Schnellzugriffe über die Linksammlung

Prüfen Sie danach die Startseite: Sie ist für viele Benutzer der erste Einstieg.

Ergänzend lohnt sich ein Blick auf die Widgets der Startseite. Gerade am Anfang hilft eine aufgeräumte Oberfläche mit wenigen, klaren Inhalten mehr als eine maximal vollgepackte Startseite.

Als Faustregel gilt:

  • lieber eine gute News statt fünf halbfertige Meldungen
  • lieber ein sauber gepflegter Termin statt viele unvollständige Einträge
  • lieber wenige sichtbare Funktionen, die verstanden werden, als eine überladene Navigation

6. Oberfläche für den Start vereinfachen​

Neue Benutzer fühlen sich schneller sicher, wenn die Plattform am Anfang klar wirkt.

Nutzen Sie deshalb früh die Feature-Sichtbarkeit, um unwichtige oder noch nicht genutzte Bereiche im Menü auszublenden.

Das ist besonders hilfreich, wenn Sie:

  • zunächst nur mit News, Terminen und Mitgliederverwaltung starten
  • einzelne Module erst später einführen möchten
  • für normale Benutzer eine einfache Navigation schaffen wollen

Wichtig: Die Feature-Sichtbarkeit vereinfacht die Oberfläche, ersetzt aber nicht das Rollen- und Rechtekonzept.

7. Technische Themen nur dann sofort angehen, wenn Sie sie wirklich brauchen​

Nicht alles muss am ersten Tag fertig sein. Einige Themen sind sinnvoll, aber oft erst im zweiten Schritt relevant:

  • E-Mail-Versand, wenn Sie viele Einladungen oder Benachrichtigungen über eine eigene Domain verschicken möchten
  • Single Sign-On (SSO), wenn Ihre Organisation bereits einen zentralen Identity Provider nutzt
  • Öffentliche Präsenz, wenn Sie neben der internen Plattform auch eine öffentliche Vereinsseite aufbauen möchten

Diese Themen sind wichtig, sollten den Start aber nicht unnötig blockieren.

8. Mit einem kleinen Pilot starten​

Bevor Sie alle Mitglieder einladen, testen Sie die Plattform mit einer kleinen Gruppe aus dem echten Alltag, zum Beispiel:

  • Vorstand oder Geschäftsstelle
  • Gruppenleiter oder Trainer
  • einige normale Mitglieder

Bitten Sie diese Personen um kurzes Feedback zu drei Fragen:

  • Finde ich mich auf der Startseite sofort zurecht?
  • Verstehe ich, welche Informationen für mich wichtig sind?
  • Fehlt mir etwas, das ich direkt erwartet hätte?

Mit diesem kleinen Pilot vermeiden Sie, dass typische Einstiegsprobleme erst nach dem großen Start auffallen.

9. Vor dem Go-live kurz testen​

Bevor Sie alle Mitglieder informieren, prüfen Sie den Stand einmal aus Sicht echter Benutzer:

  • Ist die Startseite verständlich?
  • Passen Rollen und Sichtbarkeit?
  • Funktionieren wichtige Links?
  • Sind öffentliche Inhalte wirklich nur dort sichtbar, wo sie sichtbar sein sollen?
  • Kommen Einladungs- oder Test-E-Mails zuverlässig an?

Wenn möglich, testen Sie nicht nur mit einem Admin-Konto, sondern auch mit einem normalen User.

Wenn im Betrieb Fragen, Unsicherheiten oder Probleme auftauchen, können Sie jederzeit den Support ansprechen.

Gerade in der Einführungsphase ist es völlig normal, dass Rückfragen entstehen. Wenden Sie sich daher lieber einmal mehr an den Support als einmal zu wenig.

Wenn Sie nur 30 Minuten haben​

Dann konzentrieren Sie sich auf diese fünf Punkte:

  1. Stammdaten pflegen
  2. Banner und Fallback-Bild setzen
  3. erste Mitglieder anlegen oder per CSV importieren
  4. einfache Gruppenstruktur anlegen
  5. eine erste News veröffentlichen

Was Sie bewusst später machen können​

Sie müssen am Anfang nicht alles vollständig einrichten. Diese Themen können in vielen Fällen gut später folgen:

  • Feinschliff an Gruppenstruktur und Sichtbarkeiten
  • eigene Mailserver-Konfiguration über E-Mail-Versand
  • zentrale Anmeldung per SSO
  • Ausbau der Öffentlichen Präsenz
  • zusätzliche Widgets und weitere Fachmodule

Typische Fehler am Anfang​

  • zu viele Personen direkt als Admin anlegen
  • Gruppenstruktur zu komplex planen
  • Inhalte veröffentlichen, bevor Rollen und Sichtbarkeit geklärt sind
  • nur mit einem Admin-Konto testen
  • die Plattform einrichten, aber keine echten Inhalte bereitstellen
  • Einladungen zu früh an alle verschicken, bevor der erste Eindruck stimmt

Danach sinnvoll weitermachen​

Im nächsten Schritt sind meist diese Themen relevant:

Wichtig zum Start: lieber eine klare und funktionierende erste Version live bringen als zu lange auf die perfekte Zielstruktur zu warten.