Mitteilungen

Die Mitteilungs-Funktion in intraOnline dient der Veröffentlichung und Verteilung von aktuellen Informationen innerhalb der Organisation.

Anlegen

Berechtigungen zum Anlegen

Eine Mitteilung anlegen — in App und Web, mit Auswahl der Gruppen, die sie sehen sollen.

Zum Anlegen einer Mitteilung genügt eine der beiden Berechtigungen:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Mitteilungen → Alle Mitteilungen anlegen announcment:create:any	✅	✅	❌	Auch ohne Gruppenauswahl (Mitteilung an die gesamte Organisation) und für Gruppen, denen Sie nicht angehören.
Mitteilungen → Eigene Mitteilungen anlegen announcment:create:scoped	✅	✅	✅	Es muss mindestens eine Gruppe ausgewählt werden, und zwar ausschließlich Gruppen, in denen Sie Schreibrechte haben.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Schritt für Schritt

Web

1. Öffnen Sie Mitteilungen.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Tragen Sie Titel und Inhalt ein.
4. Wählen Sie unter Gruppen aus, wer die Mitteilung sehen soll. Keine Auswahl bedeutet: die gesamte Organisation.
5. Speichern Sie die Mitteilung — als Entwurf oder direkt veröffentlicht.

App

1. Öffnen Sie den Tab Mitteilungen.
2. Tippen Sie oben rechts auf Hinzufügen (Plus-Symbol).
3. Tragen Sie im Formular Neue Mitteilung den Titel ein und öffnen Sie Beschreibung für den Text. Beides ist Pflicht; die Zusammenfassung darüber ist optional.
4. Öffnen Sie Gruppen und wählen Sie aus, wer die Mitteilung sehen soll.
5. Ergänzen Sie bei Bedarf Bild, Anhänge und Tags.
6. Tippen Sie auf Veröffentlichen.

Entwurf in der App

Auf dem Formular gibt es nur Veröffentlichen. Um stattdessen einen Entwurf zu sichern, brechen Sie das Formular ab: Die Rückfrage Änderungen verwerfen? bietet zusätzlich Als Entwurf speichern an — allerdings nur, wenn die Pflichtfelder ausgefüllt sind. Fehlt etwas, weist der Hinweis darauf hin, dass die Eingabe sonst verloren geht.

Hinweise zum Anlegen

• Bereits veröffentlichte Mitteilungen können nachträglich bearbeitet oder gelöscht werden.
• Ein Entwurf ist nur für Sie sichtbar; auf der Mitteilung bietet ein Banner Jetzt veröffentlichen an.
• Achten Sie auf eine klare und verständliche Formulierung, damit alle relevanten Benutzer informiert werden.

Anzeigen

Berechtigungen zum Anzeigen

Wer welche Mitteilungen sieht und wie der Ungelesen-Marker funktioniert.

Mitteilungen zu lesen ist keine eigene Berechtigung: Jeder angemeldete Benutzer sieht die Mitteilungen, die an ihn gerichtet sind – eigene Mitteilungen, Mitteilungen an die gesamte Organisation und Mitteilungen an eine seiner Gruppen. Entwürfe fremder Verfasser sind davon ausgenommen.

Die folgenden Berechtigungen verändern diesen Umfang:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Mitteilungen → Mitteilungen einsehen announcment:read:any	✅	✅	❌	Hebt die Sichtbarkeitsgrenze auf: auch Mitteilungen an Gruppen, denen Sie nicht angehören, sowie fremde Entwürfe.
Mitteilungen → Alle in Liste einsehen announcmentpagination:read:any	✅	✅	✅	Nötig, um die Mitteilungsliste zu laden. Ohne diese Berechtigung erscheint statt der Liste ein Hinweis auf den fehlenden Zugriff – auch wenn einzelne Mitteilungen sichtbar wären.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Hinweise zum Anzeigen

• Sie sehen nur die Mitteilungen, für die Sie berechtigt sind (z. B. Gruppen-Zugehörigkeit).
• Die Sichtbarkeit kann durch die Redaktion eingeschränkt werden.

Ungelesen-Marker

In der Karten-Ansicht der Mitteilungsliste tragen Mitteilungen, die Sie noch nicht gelesen haben, ein „Neu“-Kennzeichen.

Sobald Sie eine Mitteilung geöffnet haben, gilt sie für Sie als gelesen und das Kennzeichen entfällt. Der Marker bezieht sich auf Ihren persönlichen Lesestatus und ist damit für jede Person individuell.

Bearbeiten

Berechtigungen zum Bearbeiten

Eine veröffentlichte Mitteilung nachträglich bearbeiten — in App und Web.

Zum Bearbeiten einer Mitteilung genügt eine der beiden Berechtigungen:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Mitteilungen → Alle Mitteilungen bearbeiten announcment:update:any	✅	✅	❌	Alle Mitteilungen, unabhängig von Verfasser und Zielgruppe.
Mitteilungen → Eigene Mitteilungen bearbeiten announcment:update:scoped	✅	✅	✅	Nur Mitteilungen, die Sie selbst verfasst haben.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Schritt für Schritt

Web

1. Öffnen Sie Mitteilungen und wählen Sie die gewünschte Mitteilung aus.
2. Wählen Sie im Aktionsmenü Bearbeiten.
3. Passen Sie die Angaben an und speichern Sie.

App

1. Öffnen Sie im Tab Mitteilungen die gewünschte Mitteilung.
2. Tippen Sie oben rechts auf das Aktionsmenü und wählen Sie Bearbeiten.
3. Passen Sie die Angaben an und speichern Sie.

Hinweise zum Bearbeiten

• Änderungen werden sofort für die berechtigten Benutzer sichtbar.
• Sie können die Sichtbarkeit nachträglich anpassen oder die Mitteilung bei Bedarf löschen.

Löschen

Berechtigungen zum Löschen

Eine Mitteilung löschen — in App und Web.

Zum Löschen einer Mitteilung genügt eine der beiden Berechtigungen:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Mitteilungen → Alle Mitteilungen löschen announcment:delete:any	✅	✅	❌	Alle Mitteilungen, unabhängig von Verfasser und Zielgruppe.
Mitteilungen → Eigene Mitteilungen löschen announcment:delete:scoped	✅	✅	✅	Nur eigene Mitteilungen, und nur wenn alle Zielgruppen Gruppen mit Ihrem Schreibrecht sind. Mitteilungen an die gesamte Organisation lassen sich damit auch als Verfasser nicht löschen.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Schritt für Schritt

Web

1. Öffnen Sie Mitteilungen und wählen Sie die Mitteilung aus.
2. Wählen Sie im Aktionsmenü Löschen und bestätigen Sie die Rückfrage.

Mehrere auf einmal: Wählen Sie in der Liste die gewünschten Einträge aus und klicken Sie auf Löschen.

App

1. Öffnen Sie im Tab Mitteilungen die gewünschte Mitteilung.
2. Tippen Sie oben rechts auf das Aktionsmenü und wählen Sie Löschen.
3. Bestätigen Sie die Rückfrage.

Hinweise zum Löschen

• Gelöschte Mitteilungen sind für alle Benutzer sofort nicht mehr sichtbar.
• Das Löschen kann in der Regel nicht rückgängig gemacht werden.
• Prüfen Sie vor dem Löschen, ob die Information nicht mehr benötigt wird.

Zweck

Mit Mitteilungen können wichtige Hinweise, Ankündigungen und Updates zentral veröffentlicht werden – z. B.:

• Veranstaltungsankündigungen
• Organisatorische Änderungen
• Informationen für bestimmte Gruppen
• Allgemeine Hinweise oder Erfolge

Sichtbarkeit steuern

Mitteilungen können zielgerichtet veröffentlicht werden, indem die Sichtbarkeit auf bestimmte Gruppen eingeschränkt wird.
So erhalten nur die relevanten Benutzer Zugriff auf eine bestimmte Nachricht.

Ziel

Die Mitteilungs-Funktion unterstützt eine klare, aktuelle und gruppenspezifische Kommunikation innerhalb der Plattform.

Erinnerung senden

Wenn eine Mitteilung ungelesen bleibt, können Sie einmal am Tag daran erinnern. Sie geht nur an Personen, die die Mitteilung noch nicht gelesen haben.

Schritt für Schritt (Web)

1. Öffnen Sie die Mitteilung.
2. Klicken Sie im Aktionsmenü auf Erinnerung senden.
3. Bestätigen Sie im Dialog. Er nennt die Anzahl der Empfänger:innen.

Schritt für Schritt (App)

1. Öffnen Sie die Mitteilung.
2. Tippen Sie auf Erinnerung senden und bestätigen Sie.

Wer die Erinnerung bekommt

Anders als Umfragen und Aufgaben hat eine Mitteilung keine Empfängerliste – die Zielgruppe wird abgeleitet: die Gruppen, an die sie gerichtet ist, oder die gesamte Organisation, wenn sie an keine Gruppe gerichtet ist. Davon abgezogen werden:

• alle, die sie bereits gelesen haben,
• Sie selbst und die verfassende Person – relevant, wenn eine Administratorin die Mitteilung einer anderen Person anstößt,
• Personen ohne Zugang zur Plattform,
• Personen, die die Lesebestätigung in ihrem Datenschutz-Schild abgeschaltet haben. Sie werden nie als Leser:in erfasst, würden also bei jeder Erinnerung erneut angeschrieben – und die Empfängerzahl würde nebenbei verraten, wer den Schild aktiviert hat.

Einmal in 24 Stunden

Pro Mitteilung ist eine Erinnerung alle 24 Stunden möglich. Die Sperre hängt an der Mitteilung, nicht an der Person, die klickt.

Zugestellt wird über die Kanäle, die jede Person für die Kategorie Mitteilungen eingestellt hat – siehe Benachrichtigungen. Ohne eingeschalteten E-Mail-Kanal kommt die Erinnerung nur per Push und im Benachrichtigungs-Center an; E-Mail ist standardmäßig aus.

Wenn die Schaltfläche ausgegraut ist

Grund	Was dahintersteckt
Keine Berechtigung	Erinnern darf, wer die Mitteilung bearbeiten darf. Ein eigenes Recht dafür gibt es nicht
Noch ein Entwurf	Aus einem Entwurf lässt sich nicht erinnern – er hat noch keine Zielgruppe, und der Link führte ins Leere. Erst veröffentlichen
Niemand mehr offen	Alle erreichbaren Empfänger:innen haben die Mitteilung gelesen

Bezug zur öffentlichen Präsenz

Wenn Mitteilungen zusätzlich außerhalb der Plattform gezeigt werden sollen, greift neben der Freigabe am Inhalt auch die Öffentliche Präsenz der Organisation.

Erst wenn die tenantweite öffentliche Präsenz aktiv ist, erscheinen tenantgebundene Mitteilungs-Listen, Detailseiten und Embeds unter der Vereinsseite.

Web und App

Mitteilungen stehen in Web und App zur Verfügung. Lesen, anlegen und bearbeiten geht in beiden.