Benutzer

Anlegen

Berechtigungen zum Anlegen

Einen Benutzer anlegen: Stammdaten, Rolle und die Einladung per E-Mail.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Benutzer → Benutzer anlegen mandantuser:create:any	✅	✅	❌

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Hinweise zum Anlegen

Beim Anlegen eines Benutzers hinterlegen Sie die wichtigsten Stammdaten (mindestens Vorname, Nachname, E-Mail) und vergeben eine Rolle.

Schritt für Schritt

Web

1. Öffnen Sie im Menü Benutzer.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail ein.
4. Wählen Sie eine Rolle (z. B. Benutzer, Redakteur, Administrator).
5. Speichern Sie.

App

1. Öffnen Sie im Tab Start die Kachel Benutzer.
2. Tippen Sie oben rechts auf Hinzufügen (Plus-Symbol).
3. Tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail ein — alle drei sind Pflicht.
4. Wählen Sie unter Standardrolle die Rolle. Unter Zusätzliche Rollen vergeben Sie bei Bedarf eigene Rollen; mit Keine Standardrolle arbeiten Sie ausschließlich mit diesen.
5. Speichern Sie.

Zu jeder Standardrolle steht in der App eine kurze Erläuterung, was sie darf.

Einladung & Aktivierung

Neue Benutzer erhalten in der Regel eine Einladung per E-Mail. Bis zur abgeschlossenen Registrierung kann ein Benutzer als inaktiv angezeigt werden. Bei Bedarf kann die Einladung erneut versendet werden.

Anzeigen

Berechtigungen zum Anzeigen

Ein Benutzerprofil öffnen: Stammdaten, Gruppen, Rolle und die Dateiablage im Profil.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Benutzer → Benutzer einsehen mandantuser:read:any	✅	✅	✅	Jede Standardrolle sieht die Benutzer. Welche Angaben dabei sichtbar sind, steuert zusätzlich das Profil der jeweiligen Person.
Benutzer → Alle in Liste einsehen mandantuserpagination:read:any	✅	✅	✅	Nötig, um die Benutzerliste zu laden.
Benutzer → Vertrauliche Felder einsehen mandantuser:customschema:restricted	✅	✅	❌	Zusätzlich nötig, um eigene Felder zu sehen, die als vertraulich markiert sind.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Hinweise zum Anzeigen

Profil öffnen (Web)

1. Öffnen Sie im Menü Benutzer.
2. Wählen Sie einen Benutzer aus der Liste aus.
3. In der Detailansicht sehen Sie je nach Berechtigung z. B. Stammdaten, Gruppen und Rolle.

Dokumente im Benutzerprofil

Im Benutzerprofil steht (je nach Berechtigung) eine Dateiablage zur Verfügung. Dort können Sie Dokumente zur Person ablegen, z. B. Mitgliedsanträge oder Einverständniserklärungen.

Hinweis: Auf Benutzerdokumente haben in der Regel Administrator:innen und der jeweilige Benutzer selbst Zugriff.

Bearbeiten

Berechtigungen zum Bearbeiten

Stammdaten, Rolle und Gruppenzuordnung eines Benutzers ändern.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Benutzer → Alle Benutzer bearbeiten mandantuser:update:any	✅	✅	❌	Alle Benutzer der Organisation.
Benutzer → Eigene Benutzer bearbeiten mandantuser:update:scoped	✅	✅	✅	Nur das eigene Profil.
Gruppen-Mitgliedschaften → Gruppen-Mitgliedschaften bearbeiten mandantusergroup:update:any	✅	✅	❌	Getrennt vergebbar: Gruppen-Mitgliedschaften zu ändern ist eine eigene Berechtigung, unabhängig vom Bearbeiten der Stammdaten.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Hinweise zum Bearbeiten

Profil bearbeiten (Web)

1. Öffnen Sie Benutzer und wählen Sie einen Benutzer aus.
2. Klicken Sie auf Bearbeiten (falls verfügbar).
3. Passen Sie die gewünschten Felder an (z. B. Adresse, Telefon, Eintrittsdatum).
4. Speichern Sie die Änderung.

Rolle und Gruppen

• Die Rolle steuert die grundsätzlichen Rechte (Benutzer/Redakteur/Administrator).
• Gruppen-Zugehörigkeiten können im Profil gepflegt werden (sofern berechtigt).

Einschränkungen

• Die E-Mail-Adresse ist in der Regel fest mit dem Konto verknüpft und nicht frei änderbar.
• Inaktive Benutzer (z. B. noch nicht registriert) können je nach Konfiguration nur eingeschränkt bearbeitet werden.

Löschen

Berechtigungen zum Löschen

Einen Benutzer löschen — und wann es sinnvoller ist, nur Rollen und Gruppen zu entziehen.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Benutzer → Benutzer löschen mandantuser:delete:any	✅	✅	❌

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Hinweise zum Löschen

Das Löschen eines Benutzers ist im Profil über das Aktionsmenü möglich.

Hinweise:

• Prüfen Sie vor dem Löschen, ob noch Dokumente oder Verantwortlichkeiten (z. B. Gruppen-Rollen) geklärt werden müssen.
• In vielen Fällen ist es sinnvoller, Rollen/Gruppen zu entfernen, statt einen Benutzer vollständig zu löschen.

Benutzerverwaltung nutzen

In der Benutzerverwaltung von intraOnline können Sie alle Vereinsmitglieder zentral verwalten und deren Daten pflegen.

Benutzer anzeigen und bearbeiten

1. Öffnen Sie den Bereich "Benutzer" im Menü.
2. Sie sehen eine Liste aller Benutzer mit den wichtigsten Stammdaten (z. B. Name, Adresse, Kontaktdaten).
3. Klicken Sie auf einen Benutzer, um dessen Profil zu öffnen und die Daten einzusehen oder zu bearbeiten.

Dokumente verwalten

1. Im Profil eines Benutzers können Sie unter dem Abschnitt "Dokumente" Dateien wie Mitgliedsanträge, Einverständniserklärungen oder Zertifikate hochladen.
2. Alle hochgeladenen Dokumente sind direkt im Profil abrufbar und können bei Bedarf heruntergeladen oder gelöscht werden.

Rollen und Gruppen zuweisen

1. Sie können jedem Benutzer genau eine Rolle zuweisen, um dessen Rechte und Zugriffe innerhalb der Plattform zu steuern.
2. Zusätzlich können Sie Benutzer bestimmten Gruppen zuordnen, z. B. für Projektteams oder Arbeitsgruppen.
3. Die Rollen- und Gruppenzugehörigkeit kann im Benutzerprofil angepasst werden.

Durch diese Funktionen behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Benutzer, deren Berechtigungen und zugehörige Dokumente.

Import & Export

Für die Benutzerverwaltung stehen je nach Berechtigung auch CSV-Import und CSV-Export zur Verfügung. Das ist hilfreich, wenn Sie viele Benutzer auf einmal anlegen oder aktualisieren möchten.

Siehe: Import/Export

Weitere Kontofunktionen

Informationen zu Anmeldungen, Passwortänderung, Passwort-Reset, Zwei-Faktor-Authentifizierung und E-Mail-Benachrichtigungen finden Sie im Abschnitt Account.

Web und App

Die Benutzerverwaltung steht in Web und App zur Verfügung — anlegen, bearbeiten, Gruppen und eigene Felder zuordnen geht in beiden.