Veranstaltungen

Eine Veranstaltung ist eine Seite mit Termin, Ort, Beschreibung und Bild, die Sie entweder intern an Gruppen richten oder öffentlich freigeben. Dazu kommen ein Programm, ein frei gestaltbares Rückmeldungs-Formular und Einladungen an Kontakte.

Der Unterschied zum Kalender: Ein Termin lädt Personen ein und sammelt Zu- und Absagen. Eine Veranstaltung hat eine eigene Seite, die auch ohne Anmeldung erreichbar sein kann, und sammelt Rückmeldungen über ein Formular, das Sie selbst zusammenstellen.

Bevor etwas davon sichtbar wird, muss die Veranstaltung veröffentlicht sein — bis dahin ist sie ein Entwurf.

Anlegen

Berechtigungen zum Anlegen

Zum Anlegen einer Veranstaltung genügt eine der beiden Berechtigungen:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Veranstaltungen → Alle Veranstaltungen anlegen event:create:any	✅	✅	❌	Auch ohne Gruppenauswahl (Veranstaltung für die gesamte Organisation) und für Gruppen, denen Sie nicht angehören.
Veranstaltungen → Eigene Veranstaltungen anlegen event:create:scoped	✅	✅	✅	Es muss mindestens eine Gruppe ausgewählt werden, und zwar ausschließlich Gruppen, in denen Sie Schreibrechte haben.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Eine Veranstaltung anlegen

Web

1. Öffnen Sie Veranstaltungen.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Tragen Sie im Dialog Neue Veranstaltung den Titel ein und setzen Sie Beginn mit Datum und Uhrzeit. Ein Ende ist optional.
4. Tragen Sie den Ort als Freitext ein; die Straße ist optional.
5. Legen Sie die Sichtbarkeit fest: Öffentlich — auch ohne Anmeldung erreichbar — oder Privat für angemeldete Benutzer. Bei Privat können Sie zusätzlich Auf Gruppen einschränken (optional).
6. Ergänzen Sie Beschreibung, Bild und bei Bedarf einen Hintergrund — er erscheint, wenn kein Bild hinterlegt ist.
7. Wählen Sie Veröffentlichen oder Als Entwurf speichern.

App

1. Öffnen Sie im Tab Start die Kachel Veranstaltungen.
2. Tippen Sie oben rechts auf Hinzufügen (Plus-Symbol).
3. Tragen Sie Titel, Straße / Anfahrt und PLZ & Ort ein und setzen Sie das Datum mit Beginn und Ende.
4. Mit Öffentlich zugänglich entscheiden Sie über den Zugriff. Bleibt die Veranstaltung intern, wählen Sie unter Gruppen die Zielgruppen.
5. Über die weiteren Schritte ergänzen Sie Beschreibung, Programm und ein Titelbild.
6. Speichern Sie die Veranstaltung.

Weitere Anhänge hängen Sie erst danach an die gespeicherte Veranstaltung.

Hinweise zum Anlegen

• Ein Entwurf bleibt den übrigen Benutzern verborgen — mit einer Ausnahme: Wer alle Veranstaltungen sehen darf (bei den Standardrollen der Administrator), sieht auch fremde Entwürfe. Auf der Veranstaltung weist ein Banner auf den Entwurfsstatus hin und bietet Jetzt veröffentlichen an.
• Ohne Gruppenauswahl sehen alle angemeldeten Benutzer die Veranstaltung.
• Rückmeldungen, Programm und Einladungen richten Sie danach in der Veranstaltung selbst ein — siehe Bearbeiten und Rückmeldungen.

Anzeigen

Berechtigungen zum Anzeigen

Veranstaltungen zu sehen ist keine eigene Berechtigung: Jeder angemeldete Benutzer sieht die Veranstaltungen, die an ihn gerichtet sind – eigene, solche für die gesamte Organisation und solche für eine seiner Gruppen. Entwürfe fremder Verfasser sind davon ausgenommen.

Die folgenden Berechtigungen verändern diesen Umfang:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Veranstaltungen → Veranstaltungen einsehen event:read:any	✅	✅	❌	Hebt die Sichtbarkeitsgrenze auf: auch Veranstaltungen für Gruppen, denen Sie nicht angehören, sowie fremde Entwürfe.
Veranstaltungen → Alle in Liste einsehen eventpagination:read:any	✅	✅	✅	Nötig, um die Veranstaltungsliste zu laden. Ohne diese Berechtigung erscheint statt der Liste ein Hinweis auf den fehlenden Zugriff – auch wenn einzelne Veranstaltungen sichtbar wären.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Eine Veranstaltung öffnen

Web

1. Öffnen Sie Veranstaltungen.
2. Noch nicht veröffentlichte Veranstaltungen tragen in der Liste die Kennzeichnung Entwurf; veröffentlichte tragen keine eigene.
3. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Veranstaltung mit Beschreibung und Programm. Ist eine Rückmeldung vorgesehen, können Sie hier Ihre eigene abgeben.

App

1. Öffnen Sie im Tab Start die Kachel Veranstaltungen — oder tippen Sie im Kalender auf die Veranstaltung.
2. Die Detailansicht zeigt Details, Beginn und Agenda.
3. Wie Sie sich zurückmelden, hängt davon ab, was die Veranstaltung vorsieht:
   • Ist die Teilnahme-Abfrage aktiv, wählen Sie Zusagen, Unsicher oder Ablehnen. Ihr aktueller Stand steht darüber.
   • Gibt es ein Rückmeldungs-Formular, tippen Sie auf Teilnahme melden und füllen es aus. Haben Sie bereits geantwortet, heißt die Schaltfläche Antwort ändern.

Hinweise zum Anzeigen

• Die eingegangenen Rückmeldungen aller Teilnehmenden sehen nur Personen, die die Veranstaltung auch bearbeiten dürfen — für sie ist die Detailseite die Bearbeitungsansicht, siehe Bearbeiten. Wer nur lesen darf, sieht ausschließlich das eigene Formular.
• Eigene Entwürfe sehen Sie in der Liste, fremde nicht — dafür braucht es die Berechtigung, alle Veranstaltungen zu sehen.
• Ein direkter Link auf eine öffentliche Veranstaltung funktioniert allein aufgrund ihrer Freigabe. Ob sie zusätzlich auf der Vereinsseite auftaucht, entscheidet die öffentliche Präsenz der Organisation.

Bearbeiten

Berechtigungen zum Bearbeiten

Zum Bearbeiten einer Veranstaltung genügt eine der beiden Berechtigungen:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Veranstaltungen → Alle Veranstaltungen bearbeiten event:update:any	✅	✅	❌	Alle Veranstaltungen, unabhängig von Verfasser und Zielgruppe.
Veranstaltungen → Eigene Veranstaltungen bearbeiten event:update:scoped	✅	✅	✅	Nur Veranstaltungen, die Sie selbst angelegt haben.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Eine Veranstaltung bearbeiten

Web

1. Öffnen Sie die Veranstaltung aus der Liste. Mit Bearbeitungsrecht ist die Detailseite selbst das Formular — einen eigenen Bearbeiten-Aufruf gibt es nicht.
2. Ändern Sie die Angaben in den Karten Inhalt, Termin & Ort und Darstellung & Sichtbarkeit.
3. Ergänzen Sie bei Bedarf Programm, Anhänge und ein Rückmeldungs-Formular.
4. Sobald Sie etwas ändern, erscheint unten die Speicherleiste. Sie zählt die offenen Änderungen mit.

App

1. Öffnen Sie die Veranstaltung.
2. Wählen Sie im Aktionsmenü Bearbeiten — der Eintrag erscheint nur mit Bearbeitungsrecht.
3. Passen Sie die Angaben an und speichern Sie.

Welche weiteren Einträge das Menü zeigt, hängt von der Veranstaltung und Ihren Rechten ab:

Eintrag	Erscheint
Aktualisieren	immer
Teilen, Anzeigen	nur bei öffentlich zugänglichen Veranstaltungen
Auf Entwurf zurücksetzen	nur bei veröffentlichten Veranstaltungen und mit Bearbeitungsrecht
Löschen	nur mit Löschberechtigung

Entwurf und Veröffentlichung

Solange eine Veranstaltung ein Entwurf ist, steht oben der Hinweis Diese Veranstaltung ist noch nicht veröffentlicht samt der Schaltfläche Jetzt veröffentlichen.

Umgekehrt setzen Sie eine veröffentlichte Veranstaltung über das Aktionsmenü mit Auf Entwurf zurücksetzen zurück. Sie ist danach für alle anderen nicht mehr sichtbar — auch nicht für extern Eingeladene.

Weitere Aktionen

Im Aktionsmenü finden Sie außerdem Vorschau, Anzeigen, Teilen, Einbetten, Einladungen und Share aus Event erstellen. Was diese Funktionen leisten, beschreiben die Abschnitte weiter unten.

Löschen

Berechtigungen zum Löschen

Zum Löschen einer Veranstaltung genügt eine der beiden Berechtigungen:

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Veranstaltungen → Alle Veranstaltungen löschen event:delete:any	✅	✅	❌	Alle Veranstaltungen, unabhängig von Verfasser und Zielgruppe.
Veranstaltungen → Eigene Veranstaltungen löschen event:delete:scoped	✅	✅	✅	Nur eigene Veranstaltungen, und nur wenn alle Zielgruppen Gruppen mit Ihrem Schreibrecht sind. Veranstaltungen für die gesamte Organisation lassen sich damit auch als Verfasser nicht löschen.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Einzeln löschen

Web

1. Öffnen Sie die Veranstaltung aus der Liste.
2. Wählen Sie im Aktionsmenü Löschen.
3. Bestätigen Sie den Dialog Veranstaltung löschen.

App

1. Öffnen Sie die Veranstaltung.
2. Wählen Sie im Aktionsmenü Löschen und bestätigen Sie die Rückfrage.

Mehrere auf einmal löschen

1. Öffnen Sie Veranstaltungen.
2. Wählen Sie die gewünschten Einträge in der Liste aus.
3. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie Löschen bestätigen.

Erst zurückziehen, dann entscheiden

Soll eine Veranstaltung nur vorübergehend verschwinden, ist Auf Entwurf zurücksetzen der bessere Weg: Sie ist danach für alle anderen unsichtbar, bleibt Ihnen aber samt Rückmeldungen, Programm und Anhängen erhalten — siehe Entwurf und Veröffentlichung.

Hinweise zum Löschen

• Mit der Veranstaltung verschwinden die eingegangenen Rückmeldungen und Nachrichten.
• Öffentliche Links und Einbettungen laufen danach ins Leere.

Rückmeldungen

Falls die Veranstaltung öffentlich ist, können Sie optional Rückmeldungen von Teilnehmern einholen. Diese können Sie dann in der Veranstaltungs-Übersicht einsehen. Rückmeldungen werden über ein Formular erstellt, welches frei gestaltet werden kann.

Sie können zwischen folgenden Optionen im Formular auswählen:

• Textfeld
• Mehrfachauswahl
• Checkbox
• Radio-Button

Jedes Feld kann als Pflichtfeld markiert werden.

Jede Rückmeldung wird in der Veranstaltungs-Übersicht angezeigt und kann dort auch bearbeitet werden.

Einladungen

Für eine öffentliche Veranstaltung, die bereits ein Formular hat, können Sie Einladungen an Personen senden. Wählen Sie dazu im Kontextmenü der Veranstaltung die Option "Einladungen" aus.

Einladungen können an Kontakte oder Verknüpfungen von Kontakten und Organisationen gesendet werden. Sie können eine individuelle Nachricht hinzufügen.

Der Link der Einladung ist dabei personalisiert. Das bedeutet, dass der Empfänger direkt auf die Rückmeldungsmöglichkeit der Veranstaltung geleitet wird. Im Hintergrund wird bei dem Ausfüllen des Rückmeldungsformulars der Kontakt des Empfängers automatisch verknüpft.

So haben Sie jederzeit einen Überblick, wer die Rückmeldung abgegeben hat und können die Rückmeldungen in der Veranstaltungs-Übersicht einsehen.

Programm

Sie können ein Programm für Ihre Veranstaltung erstellen. Das Programm wird in der Veranstaltungs-Übersicht angezeigt und kann dort auch bearbeitet werden. Jeder Programmpunkt kann mit einem Titel, einer Beschreibung und einem Zeitpunkt versehen werden.

Aufrufe

In der Veranstaltungs-Übersicht können Sie die Aufrufe der Veranstaltung einsehen. Dabei wird angezeigt, wie oft die Veranstaltung aufgerufen wurde.

Bitte beachten Sie, dass eventuelle Mail-Programme oder andere Programme, die Links automatisch aufrufen, auch als Aufruf gezählt werden.

Teilen

Sie können die Veranstaltung teilen, indem Sie den Link der Veranstaltung kopieren und an andere Personen weiterleiten. Der Empfänger kann dann direkt auf die Veranstaltungs-Übersicht zugreifen.

Diese Funktion ist nur möglich, wenn die Veranstaltung öffentlich ist.

Nachrichten

Unabhängig von den Rückmeldungen können Personen, die die Veranstaltung besuchen, Nachrichten an die Veranstalter senden. Diese Nachrichten können in der Veranstaltungs-Übersicht eingesehen werden.

Bezug zur öffentlichen Präsenz

Zwei Ebenen, die leicht verwechselt werden:

• Die Freigabe am Inhalt entscheidet, ob eine Veranstaltung überhaupt öffentlich erreichbar ist. Ein direkter Link funktioniert allein darüber.
• Die öffentliche Präsenz der Organisation entscheidet über die Vereinsseite und die dort gepflegten Seiten.

Eine öffentliche Veranstaltung bleibt also über ihren Link erreichbar, auch wenn die Vereinsseite nicht eingerichtet ist. Umgekehrt macht eine aktive Vereinsseite eine private Veranstaltung nicht sichtbar.

Web und App

Veranstaltungen stehen in Web und App zur Verfügung, einschließlich Anlegen, Bearbeiten und der Verwaltung der Rückmeldungen.

Weiterführend

• Entwurf & Veröffentlichen — die beiden Zustände einer Veranstaltung im Detail
• Öffentlich — Liste, Detailansicht und Embed ohne Anmeldung
• Verknüpfungen — der Zusammenhang mit Uploads und Chronik