Planung bis zur Freigabe: Lebenszyklus eines Inhalts in intraOnline
Diese Seite beschreibt den typischen Lebenszyklus eines Inhalts in intraOnline anhand eines konkreten Beispiels. Ziel ist es, das Zusammenspiel der einzelnen Funktionen verständlich darzustellen.
Beispiel: Sommerfest
Ein Sommerfest ist ein gutes Praxisbeispiel, da hier Planung, Durchführung, Medienverwaltung und Freigabe ineinandergreifen.
1. Anlage eines Events
Zu Beginn wird ein Event angelegt.
Zweck:
- Planung und Organisation der Veranstaltung
- Zentrale Anlaufstelle für Datum, Uhrzeit und Ort
Typische Inhalte:
- Titel (z. B. „Sommerfest 2026“)
- Datum und Uhrzeit
- Ort
- Beschreibung / Hinweise
Rückmeldungen und Planung:
Im Event steht zusätzlich eine Funktion zur Verfügung, um Rückmeldungen der Teilnehmenden einzusammeln.
- Es können individuelle Formulare erstellt werden
- Abfragen lassen sich frei definieren (z. B. Teilnahme, Zu- oder Absage)
- Ergänzende Informationen können abgefragt werden, etwa:
- Was wird zum Essen mitgebracht?
- Vegetarisch oder vegan?
- Weitere Hinweise oder Wünsche
Vorteile:
- Sofortiger Überblick über Zu- und Absagen
- Detailinformationen stehen direkt für die Planung zur Verfügung
- Keine externe Abstimmung per E-Mail oder Messenger notwendig
Das Event begleitet die Veranstaltung von der Planung bis zur Durchführung.
2. Anlage eines Upload-Center-Uploads
Bereits während des Events wird empfohlen, einen Eintrag im Upload Center anzulegen.
Vorgehen:
- Im Upload Center wird ein Upload speziell für das Event erstellt
- Teilnehmende des Events können direkt Fotos und Videos hochladen
- Beteiligte Personen werden automatisch benachrichtigt
- Inhalte sind zunächst nicht öffentlich sichtbar
Warum bereits während des Events?
- Medien entstehen direkt vor Ort und gehen nicht verloren
- Teilnehmende können spontan Inhalte beisteuern
- Das spätere Einsammeln aus unterschiedlichen Kanälen (Messenger, E-Mail, Cloud-Dienste) entfällt vollständig
Vorteile:
- Zentrale und vollständige Mediensammlung
- Zeitersparnis nach dem Event
- Einheitlicher Qualitäts- und Prüfprozess
3. Übertrag vom Upload Center in die Chronik
Nach Auswahl der passenden Medien werden diese in die Chronik übernommen.
Ergebnis:
- Es entsteht ein Chronik-Beitrag zum Sommerfest
- Medien werden mit kurzen Texten oder Beschreibungen ergänzt
Zweck der Chronik:
- Dokumentation von Erlebnissen
- Langfristige, zusammenhängende Darstellung vergangener Ereignisse
4. Bereitstellung einer Freigabe aus der Chronik
Abschließend kann der Chronik-Beitrag freigegeben werden.
Möglichkeiten:
- Freigabe für bestimmte Gruppen
- Öffentliche oder interne Sichtbarkeit
Konkretes Beispiel:
Findet das Sommerfest öffentlich statt und soll z. B. ein Artikel in der lokalen Zeitung oder auf einer externen Website erscheinen, können freigegebene Inhalte direkt genutzt werden. Redaktion oder externe Stellen erhalten Zugriff auf ausgewählte Bilder und Texte, ohne dass Inhalte doppelt versendet werden müssen.
Nutzen:
- Kontrollierte Veröffentlichung
- Klare Trennung zwischen interner Vorbereitung und externer Darstellung
5. Review & Qualitätssicherung
Nach der Sammlung der Medien kommt es häufig vor, dass gleiche oder sehr ähnliche Motive von verschiedenen Personen hochgeladen werden.
intraOnline bietet hierfür eine Funktion zur Erkennung ähnlicher Bilder. Dadurch können:
- doppelte oder nahezu identische Fotos schnell erkannt werden
- unerwünschte Duplikate einfach aussortiert werden
- Chronik-Beiträge übersichtlich und qualitativ hochwertig bleiben
Visualisierung des Ablaufs
Zusammenfassung
Der Lebenszyklus eines Sommerfests in intraOnline folgt einem klaren Ablauf:
- Event → planen und durchführen
- Upload Center → Medien während des Events sammeln
- Chronik → Erlebnisse dokumentieren
- Review → ähnliche Bilder erkennen und Duplikate aussortieren
- Freigabe → Inhalte gezielt bereitstellen
Dieser Ablauf stellt sicher, dass Inhalte strukturiert entstehen, geprüft werden können und erst dann sichtbar sind, wenn sie wirklich bereit sind.