Praxisbeispiel: Arbeiten mit Tags
Tags helfen Ihnen dabei, Inhalte in intraOnline thematisch zu bündeln und später schnell wiederzufinden. Diese Seite zeigt, wann Tags sinnvoll sind, wie Sie Tags konsistent einsetzen und warum Tags nicht mit Gruppen (Rechten) verwechselt werden sollten.
Was sind Tags?
Tags sind frei vergebbare Schlagworte, die Inhalte thematisch kennzeichnen.
- Tags schaffen Querverbindungen zwischen Inhalten (z. B. News, Chronik, Events)
- Tags verbessern die Auffindbarkeit und Struktur
- Tags sind bewusst flexibel und leichtgewichtig
Wichtig: Tags sind keine Berechtigungen.
Hinweis zu Reports:
Bei Reports stehen keine Tags zur Verfügung. Stattdessen werden Reports über feste Typen klassifiziert. Diese Struktur ist historisch gewachsen und dient der klaren Einordnung formaler Inhalte.
Wofür eignen sich Tags?
Verwenden Sie Tags für wiederkehrende Themen, Kampagnen oder Kontexte, z. B.:
- Veranstaltungen & Reihen:
sommerfest,weihnachtsfeier,jugendcamp - Organisation & Gremien:
vorstand,abteilung-x,helferteam - Themen & Inhalte:
sponsoring,arbeitseinsatz,presse,jubiläum
Was benutze ich wann?
Tags vs. Gruppen (Rechte)
| Aspekt | Tags | Gruppen / Rechte |
|---|---|---|
| Zweck | Inhalte thematisch ordnen | Zugriff steuern |
| Kernfrage | „Worum geht es?“ | „Wer darf es sehen oder bearbeiten?“ |
| Wirkung | bessere Auffindbarkeit | Sichtbarkeit & Berechtigung |
Merksatz:
Tags strukturieren Inhalte. Gruppen regeln Zugriffe.
Tags ordnen Inhalte. Gruppen regeln Zugriffe.
Best Practice: Tags und Gruppen zusammen einsetzen
In der Praxis ergänzen sich beide Konzepte ideal:
- Gruppen sorgen dafür, dass nur die richtigen Personen Inhalte sehen oder bearbeiten.
- Tags sorgen dafür, dass Inhalte inhaltlich zusammenhängen und leicht wiederzufinden sind.
Beispiel: Sommerfest
-
Event: „Sommerfest 2026“
- Gruppe: „Orga-Team Sommerfest“ (Schreibrecht)
- Tags:
sommerfest,verein,presse
-
Chronik-Beitrag: „Sommerfest 2026 – Rückblick“
- Gruppe: „Mitglieder“ (Leserecht)
- Tags:
sommerfest,verein
-
News: „Sommerfest: Aufbau ab 10:00 Uhr“
- Gruppe: „Helferteam“ (Leserecht)
- Tags:
sommerfest,arbeitseinsatz
Ergebnis: Zugriffe sind sauber geregelt und alle Inhalte lassen sich über den Tag sommerfest schnell gesammelt finden.
Do’s & Don’ts
Do
- Verwenden Sie wenige, klare Tags (Qualität vor Quantität)
- Nutzen Sie einheitliche Schreibweise (z. B. immer kleinschreiben)
- Halten Sie Tags thematisch (nicht personenbezogen)
- Setzen Sie Tags so, dass Inhalte auch in 6–12 Monaten noch sinnvoll auffindbar sind
Don’t
- Verwenden Sie Tags nicht als „Ersatz“ für Rechte (Tags schützen nichts)
- Vergeben Sie nicht für jede Kleinigkeit neue Tags (Tag-Wildwuchs)
- Nutzen Sie keine uneinheitlichen Varianten (z. B.
Sommerfest,sommer fest,sommerfest_2026)
Tag-Strategie (empfohlen)
Damit Tags langfristig helfen, hat sich folgende einfache Strategie bewährt:
- Kern-Tags definieren (10–30 Stück, je nach Größe)
- Klare Namensregeln festlegen (z. B. Kleinschreibung, keine Sonderzeichen)
- Neue Tags nur ergänzen, wenn es einen wiederkehrenden Bedarf gibt
Visualisierung
Kurz-Check
- Geht es um Sichtbarkeit oder Bearbeitung? → Gruppen / Rechte
- Geht es um Thema, Kontext oder Auffindbarkeit? → Tags
So bleiben Ihre Inhalte sauber strukturiert, leicht auffindbar und gleichzeitig korrekt abgesichert.