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Verfügbarkeit nutzen

Die Verfügbarkeit listet die Rückmeldungen der Benutzer nach Tagen auf. Je Datum wird angezeigt, wie viele Benutzer als anwesend, unklar oder abwesend gemeldet sind. Aus der Tagesübersicht lässt sich in eine Detailansicht nach Benutzer oder nach Gruppe wechseln.

hinweis

Eingetragen werden Verfügbarkeiten in der App. Der Web-Client zeigt die erfassten Rückmeldungen an und stellt sie in verschiedenen Ansichten und Exporten dar — siehe Verfügbarkeit eintragen.

Verfügbarkeit eintragen (App)​

  1. Öffnen Sie im Tab Start die Kachel Verfügbarkeit.
  2. Tippen Sie im Monatskalender auf den gewünschten Tag. Für einen Zeitraum tippen Sie anschließend auf einen zweiten Tag — die Tage dazwischen gehören dann dazu.
  3. Unten erscheint eine Leiste mit dem gewählten Zeitraum und der Anzahl der Tage. Weiter öffnet die Auswahl, Abbrechen verwirft die Markierung.
  4. Wählen Sie Verfügbar, Unklar oder Abwesend. Die App bestätigt mit Verfügbarkeit gespeichert.

Ein einzelner Tag braucht keinen zweiten Tipp: Bleibt es bei einer Markierung, gilt sie als Ein-Tages-Zeitraum.

Bereits erfasste Antworten sind im Kalender farbig markiert. Deckt sich Ihre Antwort über den ganzen gewählten Zeitraum, ist sie in der Auswahl bereits vorausgewählt — so sehen Sie, was dort steht, bevor Sie es ändern.

Über Optionen in der Kopfzeile wechseln Sie in die Übersicht mit allen Tagen und Rückmeldungen.

Korrigieren statt löschen

Eine einmal eingetragene Verfügbarkeit lässt sich überschreiben, aber nicht entfernen: Wählen Sie den Tag erneut aus und setzen Sie eine andere Antwort. Einen Weg, den Eintrag ganz zu löschen, gibt es derzeit weder in der App noch im Web.

Berechtigung​

Die Übersicht der Verfügbarkeiten ist nur für Benutzer mit der entsprechenden Leseberechtigung sichtbar. Fehlt die Berechtigung, wird statt der Liste ein Hinweis angezeigt, dass kein Zugriff besteht.

Tagesübersicht​

Öffnen Sie Verfügbarkeiten. Die Tage sind nach Monat gruppiert und können je Monat auf- und zugeklappt werden.

Jede Zeile zeigt:

  • das Datum mit Wochentag,
  • drei Zähler für Anwesend, Unklar und Abwesend.

Liegen keine Daten vor, erscheint der Hinweis, dass Verfügbarkeiten in der App hinzugefügt werden können.

Ansicht auswählen​

Wählen Sie eine Tageszeile aus. Es öffnet sich ein Dialog mit dem gewählten Datum und der Auswahl Ansicht auswählen:

  • Benutzer öffnet die Tagesansicht nach Benutzern.
  • Gruppe öffnet die Tagesansicht nach Gruppen.

Benutzeransicht​

Die Benutzeransicht für einen Tag gliedert die Benutzer in die Abschnitte Verfügbar, Unklar und Abwesend. Je Abschnitt zeigt ein Zähler die Anzahl der Benutzer.

  • Über das Suchfeld lässt sich nach Name oder Position filtern.
  • Ein Klick auf einen Eintrag öffnet das Profil des jeweiligen Benutzers.

Gruppenansicht​

Die Gruppenansicht für einen Tag listet die Rückmeldungen je Gruppe auf. Jede Gruppe kann auf- und zugeklappt werden und zeigt im Kopf die Zähler für abwesend, unklar und verfügbar. Innerhalb einer Gruppe werden die einzelnen Benutzer mit ihrem Status dargestellt.

Aktionen und Export​

In der Benutzer- und der Gruppenansicht steht ein Aktionsmenü zur Verfügung:

  • Aktualisieren lädt die angezeigten Daten neu.
  • PDF Export erzeugt eine PDF-Datei, die in einer Vorschau geöffnet wird.
  • CSV Export lädt die Daten als CSV-Datei herunter.