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Upload Center

Das Upload Center sammelt Dateien über einen Link ein: Wer den Link hat, schickt Ihnen darüber Fotos vom Vereinsfest, Dokumente, Präsentationen. Sie legen fest, bis wann der Link gilt, wie groß die Dateien sein dürfen und ob auch Personen ohne intraOnline-Zugang hochladen können.

Der übliche Weg danach: Sie sichten das Ergebnis im Kurationsmodus und überführen es mit In Chronik kopieren in einen Beitrag.

Wenn Sie umgekehrt Inhalte nach außen geben möchten, sind Freigaben das passende Werkzeug — das Upload Center nimmt entgegen, Freigaben veröffentlichen.

Anlegen​

Berechtigungen zum Anlegen​

Wer Upload-Links anlegen darf und wer über einen Link hochladen kann.

BerechtigungAdministratorRedakteurBasisBemerkung
Uploads → Alle Uploads anlegen
share:create:any		✅✅❌Auch ohne Gruppenauswahl und für Gruppen, denen Sie nicht angehören.
Uploads → Eigene Uploads anlegen
share:create:scoped		✅✅✅Es muss mindestens eine Gruppe ausgewählt werden, und zwar ausschließlich Gruppen, in denen Sie Schreibrechte haben.
Uploads → Dateien in eigene Uploads hochladen
share:upload:scoped		✅✅✅Dateien in einen bestehenden Upload legen – getrennt vom Anlegen des Uploads selbst.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Schritt für Schritt​

  1. Öffnen Sie Upload Center.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Tragen Sie im Dialog Neuer Upload Name und Beschreibung ein — beides ist Pflicht.
  4. Legen Sie unter Gültig bis fest, bis wann hochgeladen werden darf. Die Schnellauswahl darüber setzt gängige Zeiträume, Individuell öffnet die freie Datumswahl.
  5. Wählen Sie unter Zugriff, wer hochladen darf: Öffentlich (ohne Anmeldung) oder Privat (nur angemeldete Benutzer).
  6. Setzen Sie Maximale Dateigröße und Maximale Uploadgröße.
  7. Speichern Sie den Upload.

Hinweise zum Anlegen​

  • Die Maximale Dateigröße gilt je Datei (1 MB bis 5 GB), die Maximale Uploadgröße für den Upload insgesamt (1 GB bis 20 GB). Setzen Sie die Dateigröße höher als die Uploadgröße, wird sie automatisch angepasst.
  • Nach Ablauf des Datums unter Gültig bis nimmt der Link keine Dateien mehr an, und Teilen ist im Aktionsmenü deaktiviert. Mit Verlängern öffnen Sie ihn wieder.
  • Den fertigen Link geben Sie über Teilen weiter; Flyer (DIN-A4) erzeugt daraus ein PDF zum Aushängen.

Anzeigen​

Berechtigungen zum Anzeigen​

Wer Upload-Links und die dort hochgeladenen Dateien sieht.

BerechtigungAdministratorRedakteurBasisBemerkung
Uploads → Uploads einsehen
share:read:any		✅✅❌Hebt die Sichtbarkeitsgrenze auf. Ohne diese Berechtigung sehen Sie eigene Uploads, solche ohne Gruppenauswahl und die Ihrer Gruppen.
Uploads → Alle in Liste einsehen
sharepagination:read:any		✅✅✅Nötig, um die Upload-Liste zu laden.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Schritt für Schritt (Web)​

  1. Öffnen Sie Upload Center.
  2. Der Status zeigt je Eintrag Aktiv oder Abgelaufen — abgelaufene Uploads bleiben lesbar, nehmen aber nichts mehr an.
  3. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Detailansicht.

Detailansicht​

Die hochgeladenen Inhalte stehen in zwei Reitern: Bilder & Videos und Dateien.

Über das Aktionsmenü erreichen Sie Bearbeiten, In Chronik kopieren, Aktualisieren, Teilen, Flyer (DIN-A4) und Löschen. Bei einem abgelaufenen Upload steht zusätzlich Verlängern neben Teilen.

Was die Berechtigung „Alle Uploads sehen“ ändert​

Ohne diese Berechtigung sehen Sie zwar den Upload selbst — eigene, solche ohne Gruppenauswahl und die Ihrer Gruppen —, in den Reitern aber nur die Dateien, die Sie selbst hochgeladen haben. Die Kennzahlen Größe, Dateien und Besuche erscheinen gar nicht.

Ausgenommen sind die Personen, die den Upload betreuen: Wer ihn angelegt hat oder ihn bearbeiten darf, sieht in den Reitern alle Dateien, auch ohne diese Berechtigung. Sonst bliebe ihnen der eigene Upload leer, obwohl sie die Dateien sichten und in einen Beitrag überführen sollen.

Mit der Berechtigung sehen Sie den vollständigen Inhalt und die Kennzahlen darüber. Das ist beabsichtigt: Ein offener Upload-Link sammelt Beiträge verschiedener Personen, und wer nur beisteuert, soll nicht die Uploads der anderen einsehen.

Hinweise zum Anzeigen​

  • Wer hochgeladene Medien sichten und aussortieren möchte, nutzt den Kurationsmodus.

Bearbeiten​

Berechtigungen zum Bearbeiten​

Wer die Eckdaten eines Uploads ändern, ihn verlängern und an seinen Inhalten arbeiten darf.

BerechtigungAdministratorRedakteurBasisBemerkung
Uploads → Alle Uploads bearbeiten
share:update:any		✅✅❌Gilt für jeden Upload, unabhängig von Verfasser und Zielgruppen.
Uploads → Eigene Uploads bearbeiten
share:update:scoped		✅✅✅Nur eigene Uploads – dafür ohne weitere Bedingung: Anders als beim Löschen kommt es nicht darauf an, ob Sie in den Zielgruppen Schreibrechte haben.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Eckdaten ändern​

Name, Beschreibung, Gültig bis, Zugriff samt Gruppen und die Größenlimits lassen sich nach dem Anlegen ändern. Der Link bleibt dabei derselbe.

  1. Öffnen Sie den Upload aus der Liste.
  2. Wählen Sie im Aktionsmenü Bearbeiten.
  3. Ändern Sie im Dialog Upload bearbeiten die gewünschten Felder und speichern Sie.

Verlängern​

Ist Gültig bis abgelaufen, nimmt der Link nichts mehr an. Statt einen neuen Upload anzulegen, verlängern Sie den bestehenden:

  • Web: Bei einem abgelaufenen Upload steht Verlängern neben Teilen. Es öffnet das Bearbeiten-Formular; mit der Schnellauswahl (3, 7 oder 30 Tage) und Speichern ist der Link wieder offen.
  • App: Bei einem abgelaufenen Upload ist Verlängern die Hauptaktion. Das Formular schlägt heute plus 7 Tage vor; Speichern genügt.

Hinweise zum Bearbeiten​

  • Das neue Datum unter Gültig bis darf nicht in der Vergangenheit liegen.
  • Wird die Maximale Uploadgröße größer, prüft intraOnline nur den Zuwachs gegen den freien Speicher der Organisation. Verkleinern ist immer möglich.
  • Ändern Sie Zugriff oder Gruppen, gelten dieselben Regeln wie beim Anlegen: Mit der Berechtigung für eigene Uploads lassen sich nur Gruppen wählen, in denen Sie Schreibrechte haben.

An den Inhalten arbeiten​

Dieselbe Berechtigung gilt für die Arbeit an den hochgeladenen Inhalten:

  • Behalten im Kurationsmodus — ein Medium als geprüft markieren.
  • Löschen einzelner Medien, ebenfalls im Kurationsmodus oder über die Galerie. Das hängt an dieser Berechtigung, nicht an der Löschberechtigung: Die gilt für den Upload als Ganzes.
  • In Chronik kopieren — die Dateien des Uploads in einen Chronik-Beitrag überführen.

Für alle drei Aktionen, wie für Bearbeiten und Verlängern, genügt die Berechtigung für eigene Uploads, sofern es Ihr Upload ist. In Chronik kopieren verlangt zusätzlich, dass Sie den Zielbeitrag bearbeiten dürfen: Im Auswahl-Dialog sind nur die Beiträge auswählbar, für die das gilt.

Löschen​

Berechtigungen zum Löschen​

Wer Uploads löschen darf — alle oder nur eigene mit Schreibrecht in allen Zielgruppen.

BerechtigungAdministratorRedakteurBasisBemerkung
Uploads → Alle Uploads löschen
share:delete:any		✅✅❌Alle Uploads, unabhängig von Ersteller und Zielgruppe.
Uploads → Eigene Uploads löschen
share:delete:scoped		✅✅✅Nur eigene Uploads, und nur wenn alle Zielgruppen Gruppen mit Ihrem Schreibrecht sind. Uploads ohne Gruppenauswahl lassen sich damit nicht löschen.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Einen Upload löschen (Web)​

  1. Öffnen Sie den Upload aus der Liste.
  2. Wählen Sie im Aktionsmenü Löschen.
  3. Bestätigen Sie den Dialog Upload löschen — er nennt den Namen des Uploads.

Mehrere auf einmal​

  1. Öffnen Sie Upload Center.
  2. Wählen Sie die gewünschten Einträge in der Liste aus.
  3. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie Löschen bestätigen.

Einzelne Dateien statt des ganzen Uploads​

Im Kurationsmodus entfernen Sie einzelne Medien mit Löschen, ohne den Upload aufzulösen. Dafür gilt die Bearbeitungsberechtigung am Upload — siehe Editieren. Die Berechtigungen auf dieser Seite betreffen ausschließlich den Upload als Ganzes.

Hinweise zum Löschen​

  • Mit dem Upload verschwinden alle darin gesammelten Dateien. Was Sie behalten möchten, überführen Sie vorher mit In Chronik kopieren in einen Beitrag.
  • Ein abgelaufener Upload muss nicht gelöscht werden: Er nimmt von selbst nichts mehr an und trägt den Status Abgelaufen. Brauchen Sie ihn wieder, verlängern Sie ihn.

Upload in Chronik Beitrag überführen​

Sie können die Inhalte eines Uploads in einen Chronik Beitrag überführen. Dabei werden alle Dateien des Uploads in den Chronik Beitrag übernommen.

Sie können einen neuen Chronik Beitrag erstellen oder einen bestehenden Chronik Beitrag bearbeiten. Der Upload wird nach dem Hinzufügen in einen Chronik Beitrag optional gelöscht.

Weiterführend​

Web und App​

Das Upload Center steht in Web und App zur Verfügung, einschließlich Anlegen einer Sammlung und Sichten der Medien.