Inventar & Abrechnung – Einführung
Was ist das „Inventar & Abrechnung“-Modul?
Das Inventar-Modul ist eine umfassende Lösung für Vereine und Organisationen, um Gegenstände und Verbrauchsartikel zu verwalten und deren Nutzung, Verbrauch und Kosten transparent abzubilden. Es ersetzt klassische Strichlisten, Excel-Tabellen und manuelle Abrechnungsprozesse durch ein integriertes digitales System.
Kernfunktionen
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Artikelverwaltung | Zentrale Datenbank für Getränke, Fahrzeuge, Zelte, Technik, etc. |
| Buchungssystem | Erfassung von Ausleihen, Rückgaben und Verbrauch in Echtzeit. |
| Abrechnung | Automatische Erstellung von PDF-Abrechnungen für Mitglieder. |
| Finanzen | Verwaltung von Pfand, Gebühren (z.B. pro Stunde) und Zahlungen. |
| Zahlungsintegration | Generierung von EPC-QR-Codes (GiroCode) für direkte Überweisungen. |
Anwendungsbereiche
Das Modul ist bewusst generisch gehalten, um verschiedenste Szenarien im Vereinsalltag abzudecken. Hier sind die häufigsten Anwendungsfälle:
| Szenario | Typ | Beschreibung & Besonderheiten |
|---|---|---|
| Bar & Getränke | Verbrauch | Mitglieder buchen Getränke selbst ("digitale Strichliste"). Das System verwaltet Preise und optional Pfand für Gläser/Flaschen. Abrechnung erfolgt meist monatlich. |
| Materialverleih | Ausleihe | Verleih von Pavillons, Biertischgarnituren, Grills oder Spielen. Kann kostenlos oder gegen Gebühr erfolgen. Wichtig ist hier der Überblick: "Wer hat was?" |
| Räume & Ressourcen | Ausleihe | Buchung von Vereinsheim, Tennisplätzen oder Kegelbahnen. Diese werden als "Artikel" angelegt und können stundenweise (Zeitbasiertes Preismodell) abgerechnet werden. |
| Fuhrpark | Ausleihe | Buchung von Vereinsbussen oder Anhängern. Oft mit stundenweiser Abrechnung und Erfassung von Kilometerständen bei Abholung und Rückgabe. |
| Gebühren | Sonstiges | Erfassung von Raumnutzungsgebühren, Teilnahmebeiträgen oder Pauschalen, die einfach auf die nächste Abrechnung gesetzt werden sollen. |
Rollen & Verantwortlichkeiten
Das System unterscheidet verschiedene Benutzergruppen mit spezifischen Aufgaben:
| Rolle | Aufgaben & Rechte |
|---|---|
| Mitglied / Benutzer | • Sieht den Katalog verfügbarer Artikel. • Kann Artikel buchen (Verbrauch oder Ausleihe). • Sieht eigene offene Posten und vergangene Abrechnungen. • Kann eigene Reservierungen verwalten. |
| Editor / Wart | • Verwaltet den Artikelstamm (Preise, Bestände). • Führt Inventuren durch (Bestandskorrekturen). • Erstellt Abrechnungen für Mitglieder. • Erfasst Zahlungseingänge (z.B. Barzahlung). |
| Administrator | • Konfiguriert grundlegende Systemeinstellungen. • Hinterlegt Bankdaten für QR-Codes. • Verwaltet Benutzerrechte und Rollen. |