Inventar & Abrechnung – Einführung

Was ist das „Inventar & Abrechnung“-Modul?

Das Inventar verwaltet Gegenstände und Verbrauchsartikel und hält fest, wer was genutzt oder verbraucht hat und was das kostet — an der Stelle, an der sonst Strichliste, Excel-Tabelle und Zettelwirtschaft stehen.

Kernfunktionen

Funktion	Beschreibung
Artikelverwaltung	Zentrale Datenbank für Getränke, Fahrzeuge, Zelte, Technik, etc.
Buchungssystem	Erfassung von Ausleihen, Rückgaben und Verbrauch in Echtzeit.
Abrechnung	Automatische Erstellung von PDF-Abrechnungen für Benutzer.
Finanzen	Verwaltung von Pfand, Gebühren (z.B. pro Stunde) und Zahlungen.
Zahlungsintegration	Generierung von EPC-QR-Codes (GiroCode) für direkte Überweisungen.

Anwendungsbereiche

Das Modul ist bewusst generisch gehalten, um verschiedenste Szenarien im Vereinsalltag abzudecken. Hier sind die häufigsten Anwendungsfälle:

Szenario	Typ	Beschreibung & Besonderheiten
Bar & Getränke	Verbrauch	Benutzer buchen Getränke selbst ("digitale Strichliste"). Das System verwaltet Preise und optional Pfand für Gläser/Flaschen. Abrechnung erfolgt meist monatlich.
Materialverleih	Ausleihe	Verleih von Pavillons, Biertischgarnituren, Grills oder Spielen. Kann kostenlos oder gegen Gebühr erfolgen. Wichtig ist hier der Überblick: "Wer hat was?"
Räume & Ressourcen	Ausleihe	Buchung von Vereinsheim, Tennisplätzen oder Kegelbahnen. Diese werden als "Artikel" angelegt und können stundenweise (Zeitbasiertes Preismodell) abgerechnet werden.
Fuhrpark	Reservierung	Buchung von Vereinsbussen oder Anhängern. Im Standard genügt die Reservierung im Kalender; wer stundenweise abrechnen oder Kilometerstände erfassen will, schaltet für die Kategorie Abholung & Rückgabe ein.
Gebühren	Sonstiges	Erfassung von Raumnutzungsgebühren, Teilnahmebeiträgen oder Pauschalen, die einfach auf die nächste Abrechnung gesetzt werden sollen.

Berechtigungen

Das Inventar teilt sich in zwei Hälften: nutzen darf es jede Standardrolle, verwalten von Haus aus nur der Administrator.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Inventar-Artikel → Inventar-Artikel einsehen item:read:any	✅	✅	✅	Öffnet den einzelnen Artikel. Für alle Standardrollen freigeschaltet.
Inventar-Artikel → Alle in Liste einsehen itempagination:read:any	✅	✅	✅	Lädt den Katalog. Ohne sie bleibt die Artikelliste leer.
Reservierungen → Reservierungen anlegen und buchen reservation:book:any	✅	✅	✅	Buchen und reservieren – die eigentliche Nutzung des Moduls.
Inventar-Verleih → Inventar-Verleih einsehen inventoryloan:read:any	✅	✅	❌	Der Überblick über alle laufenden Ausleihen. Ohne sie sehen Sie nur Ihre eigenen.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Wer den Bestand pflegt, braucht darüber hinaus je nach Aufgabe eigene Berechtigungen. Sie sind einzeln vergebbar – genau dafür sind eigene Rollen gedacht, etwa ein „Gerätewart“, der Artikel pflegen und Bewegungen buchen darf, ohne an die Abrechnungen zu kommen:

Aufgabe	Berechtigung	Beschrieben unter
Artikelstamm pflegen	Inventar-Artikel anlegen / bearbeiten / löschen	Artikel
Kategorien festlegen	Inventar-Arten anlegen / bearbeiten / löschen	Artikeltypen
Buchen und Inventur	Inventar-Bewegungen anlegen / einsehen	Bewegungen
Abrechnen	Abrechnungen einsehen / bearbeiten	Abrechnungen

Web und App

Das Inventar steht in Web und App zur Verfügung. Die App bringt zusätzlich den Scanner mit, mit dem sich ein Artikel direkt über seinen Code öffnen lässt.