Abrechnungen (Settlements)

Berechtigungen

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Abrechnungen → Abrechnungen einsehen settlement:read:any	✅	❌	❌	Zeigt die Abrechnungen aller Benutzer. Die eigene Abrechnung sehen Sie auch ohne diese Berechtigung.
Abrechnungen → Abrechnungen bearbeiten settlement:update:any	✅	❌	❌	Nötig, um Abrechnungen zu erstellen und Zahlungseingänge zu erfassen.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Beide Berechtigungen liegen von den Standardrollen nur beim Administrator. Für eine Kassenwart-Rolle sind sie der passende Zuschnitt: Abrechnungen führen, ohne den Artikelstamm ändern zu dürfen.

Was ist eine Abrechnung?

Eine Abrechnung (Settlement) fasst alle offenen, kostenrelevanten Bewegungen eines Benutzers zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammen. Sie dient als Beleg und Zahlungsaufforderung.

Beispiele:

• "Monatsabrechnung November 2025"
• "Abrechnung Sommerfest"

Der Abrechnungsprozess

Der Weg von der offenen Position zur bezahlten Rechnung.

Schritt	Status	Beschreibung	Aktion
1. Sammeln	-	Nutzer konsumiert oder leiht Dinge aus. Schulden laufen auf.	Automatisch durch Nutzung.
2. Erstellung	Open	Admin erstellt Abrechnung (z.B. Monatsende). Alle offenen Posten werden zusammengefasst. PDF wird generiert.	Klick auf "Abrechnen".
3. Zahlung	Closed	Nutzer bezahlt den Betrag (Bar/Überweisung). Zahlung wird erfasst.	Klick auf "Zahlung erfassen".

Details & Logik

Was kommt auf die Abrechnung?

Art der Bewegung	Auf Abrechnung?	Bedingung
Verbrauch (Cola)	Ja	Immer, da Kosten entstanden sind.
Nutzungsgebühr	Ja	Wenn Gebühr > 0€.
Offenes Pfand	Ja	Wenn Artikel noch nicht zurückgegeben wurde.
Erstattetes Pfand	Nein	Wenn Pfand bereits durch Rückgabe ausgeglichen wurde (Nullsumme).

Features der Abrechnung

Feature	Nutzen
Stichtag	"Alles bis 31.12. abrechnen". Spätere Buchungen bleiben für die nächste Rechnung stehen.
PDF-Export	Automatischer Beleg mit allen Positionen für die Buchhaltung.
QR-Code	EPC-QR-Code (GiroCode) auf dem PDF für schnelle Überweisung per Banking-App.
Guthaben	Überzahlungen werden automatisch als Guthaben vorgetragen und mit der nächsten Rechnung verrechnet.

Siehe auch

• Inventar & Verleih — Überblick über das Modul
• Eigene Felder — zusätzliche Angaben an einem Objekt
• Positionen — Ämter und Zuständigkeiten