Abrechnungen (Settlements)
Was ist eine Abrechnung?
Eine Abrechnung (Settlement) fasst alle offenen, kostenrelevanten Bewegungen eines Benutzers zu einem bestimmten Zeitpunkt zusammen. Sie dient als Beleg und Zahlungsaufforderung.
Beispiele:
- "Monatsabrechnung November 2025"
- "Abrechnung Sommerfest"
Der Abrechnungsprozess
Der Weg von der offenen Position zur bezahlten Rechnung.
| Schritt | Status | Beschreibung | Aktion |
|---|---|---|---|
| 1. Sammeln | - | Nutzer konsumiert oder leiht Dinge aus. Schulden laufen auf. | Automatisch durch Nutzung. |
| 2. Erstellung | Open | Admin erstellt Abrechnung (z.B. Monatsende). Alle offenen Posten werden zusammengefasst. PDF wird generiert. | Klick auf "Abrechnen". |
| 3. Zahlung | Closed | Nutzer bezahlt den Betrag (Bar/Überweisung). Zahlung wird erfasst. | Klick auf "Zahlung erfassen". |
Details & Logik
Was kommt auf die Abrechnung?
| Art der Bewegung | Auf Abrechnung? | Bedingung |
|---|---|---|
| Verbrauch (Cola) | Ja | Immer, da Kosten entstanden sind. |
| Nutzungsgebühr | Ja | Wenn Gebühr > 0€. |
| Offenes Pfand | Ja | Wenn Artikel noch nicht zurückgegeben wurde. |
| Erstattetes Pfand | Nein | Wenn Pfand bereits durch Rückgabe ausgeglichen wurde (Nullsumme). |
Features der Abrechnung
| Feature | Nutzen |
|---|---|
| Stichtag | "Alles bis 31.12. abrechnen". Spätere Buchungen bleiben für die nächste Rechnung stehen. |
| PDF-Export | Automatischer Beleg mit allen Positionen für die Buchhaltung. |
| QR-Code | EPC-QR-Code (GiroCode) auf dem PDF für schnelle Überweisung per Banking-App. |
| Guthaben | Überzahlungen werden automatisch als Guthaben vorgetragen und mit der nächsten Rechnung verrechnet. |