Artikel (Items)

Berechtigungen

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Inventar-Artikel → Alle in Liste einsehen itempagination:read:any	✅	✅	✅	Lädt den Katalog. Ohne sie bleibt die Artikelliste leer – auch dann, wenn einzelne Artikel geöffnet werden dürfen.
Inventar-Artikel → Inventar-Artikel einsehen item:read:any	✅	✅	✅	Öffnet den einzelnen Artikel mit seinen Details.
Inventar-Artikel → Inventar-Artikel anlegen item:create:any	✅	❌	❌	Artikel anzulegen, zu ändern und zu löschen trägt von den Standardrollen nur der Administrator, über den Vollzugriff.
Inventar-Artikel → Inventar-Artikel bearbeiten item:update:any	✅	❌	❌
Inventar-Artikel → Inventar-Artikel löschen item:delete:any	✅	❌	❌	Getrennt vergebbar: eine eigene Rolle kann Artikel pflegen dürfen, ohne sie löschen zu können.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Was ist ein Artikel?

Ein Artikel (Item) ist ein konkreter Gegenstand oder ein konkretes Produkt, das verwaltet werden soll. Jeder Artikel gehört zu einem Artikeltyp (z.B. "Getränke") und erbt dessen grundlegende Eigenschaften.

Beispiele:

• "Coca Cola 0,33l" (Typ: Getränke)
• "Vereinsbus Ford Transit" (Typ: Fahrzeuge)
• "Bierzeltgarnitur" (Typ: Inventar)

Attribute eines Artikels

Ein Artikel repräsentiert einen konkreten Gegenstand im System.

Attribut	Beschreibung	Beispiel
Name	Bezeichnung des Artikels	"Coca Cola 0,33l", "Vereinsbus"
Artikeltyp	Kategorie (bestimmt Verhalten)	Getränke, Fahrzeuge
Status	Aktiv / Inaktiv	Inaktive Artikel können nicht gebucht werden (z.B. defekt)

Bestandsführung (Stock)

Einstellung	Beschreibung	Anwendungsfall
Bestand verfolgen (Ja)	System zählt Menge mit. Buchung nur möglich, wenn Bestand > 0.	Verkaufsware (Getränke), Verleihmaterial (Beamer)
Bestand verfolgen (Nein)	Unbegrenzte Verfügbarkeit.	Leitungswasser, Strom, "Kleinteile" (Schrauben)
Aktueller Bestand	Automatisch berechnete Menge.	Wird durch Inventur korrigiert.

Preismodelle (Pricing)

Wie entstehen Kosten bei der Nutzung dieses Artikels?

Modell	Beschreibung	Beispiel
Kostenlos (Free)	Keine Kosten, kein Pfand.	Interne Nutzung, Leitungswasser
Festpreis (Fixed)	Einmaliger Preis pro Stück/Vorgang.	Cola (1,50€), Zelt-Pauschale (20€)
Zeitbasiert (Time)	Preis pro Zeiteinheit (z.B. Stunde). Nur für Assets.	Tennisplatz (5€/Std), Kegelbahn
Nur Pfand	Keine Gebühr, nur Sicherheitsleistung.	Schlüssel, Transponder

Pfand (Deposit)

Feld	Beschreibung
Pfandbetrag	Betrag in Cent, der bei Ausgabe berechnet wird.
Rückerstattung	Wird bei Rückgabe des Artikels (oder Leergut) gutgeschrieben.

Wofür werden Artikel genutzt?

Bereich	Nutzen
Buchungen	Benutzer wählen konkrete Artikel aus dem Katalog.
Inventur	Überwachung von Lagerbeständen und Schwund.
Abrechnung	Automatische Berechnung von Kosten basierend auf Preismodell und Menge.

Ausleihen, verbrauchen, zurückgeben

Das ist die Seite des Inventars, die alle nutzen — im Unterschied zur Pflege des Bestands weiter unten. Dafür gilt eine eigene Berechtigung; die Berechtigungen oben auf dieser Seite genügen nicht.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Reservierungen → Reservierungen anlegen und buchen reservation:book:any	✅	✅	✅	Buchen, reservieren, verbrauchen und zurückgeben. Ohne sie können Sie Artikel ansehen, aber keine davon auslösen – die Schaltflächen bleiben deaktiviert.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Zusätzlich kann der Artikeltyp das Buchen auf bestimmte Rollen einschränken. Gehören Sie keiner davon an, bleiben die Aktionen gesperrt, auch mit der Berechtigung.

Web

Gebrauchsartikel buchen

1. Öffnen Sie Inventar und wählen Sie den Artikel.
2. Klicken Sie auf Buchen.
3. Wählen Sie Beginn und Ende samt Uhrzeit — angeboten werden volle und halbe Stunden sowie Jetzt, vergangene Zeiten stehen nicht zur Wahl. Der Kalender darunter zeigt die Belegung; die Woche folgt dem gewählten Beginn.
4. Weiter führt bei Bedarf auf eine zweite Seite: dort stehen eine optionale Notiz und — bei einer sofortigen Ausleihe in Kategorien mit Abholung & Rückgabe — die Übergabefelder (etwa ein Kilometerstand), jeweils zusammen mit der Kosten-Vorschau. Die Zusammenfassung oben führt per Klick zurück zur Zeitauswahl.
5. Schließen Sie mit Reservieren bzw. Ausleihen ab — bei Reservierungen zeigt die Schaltfläche die Dauer des Zeitfensters gleich mit an.

Die Notiz begleitet die Buchung: Bei einer Reservierung steht sie in deren Details, bei einer Ausleihe in der Bewegung — im Journal, in Ihrer Buchungshistorie und auf dem Beleg.

Verbrauchsartikel entnehmen

Hier gibt es keinen Zeitraum — eine Entnahme geschieht sofort.

1. Öffnen Sie den Artikel und klicken Sie in der Sektion Verbrauch auf Verbrauchen.
2. Erfassen Sie die Menge; je nach Artikel folgen auf einer zweiten Seite Zusatzfelder und die Kosten-Vorschau.
3. Schließen Sie mit Verbrauchen ab — die Schaltfläche nennt den fälligen Betrag gleich mit.

Für die schnelle Entnahme zwischendurch genügen im Cockpit Menge und Preis-Schaltfläche direkt an der Artikelkarte.

App

1. Öffnen Sie über die Kachel Inventar die Liste und wählen Sie den Artikel — oder tippen Sie auf Scannen und richten Sie die Kamera auf den QR-Code am Gegenstand.
2. In der Detailansicht stehen unter Aktionen je nach Artikel Verbrauchen bzw. Buchen bereit — in Kategorien mit Abholung & Rückgabe zusätzlich Zurückgeben.
3. Bestätigen Sie Menge und Zeitraum im Blatt, das sich von unten öffnet.

Scannen gibt es nur in der App: Der QR-Code am Regal oder am Gegenstand öffnet den Artikel direkt. Beim ersten Mal fragt die App nach Kamerazugriff.

Ist ein Artikel nicht buchbar, bleiben die Schaltflächen deaktiviert — etwa weil der Bestand aufgebraucht oder der Artikel eingeschränkt ist.

Nur Reservierung oder Ausleihe mit Abholung?

Wie eine Buchung abläuft, bestimmt die Kategorie des Artikels (Artikeltyp):

Nur Reservierung — der Standard. Buchen genügt: Die Buchung sichert Ihnen das Zeitfenster, läuft ab dem Beginn (Läuft) und endet mit dem gewählten Ende von selbst (Beendet). Es gibt keine Abholung und keine Rückgabe — auch eine Buchung mit Beginn Jetzt wird als Reservierung angelegt. Solange die Buchung nicht beendet ist, können Sie sie jederzeit stornieren; danach ist nichts weiter zu tun.

Mit Abholung & Rückgabe (Ausleihe). Hat die Kategorie diese Option eingeschaltet — etwa für Gebühren pro Stunde oder Übergabefelder wie einen Kilometerstand —, unterscheidet das System zwei Schritte:

	Ausleihe	Reservierung
Beginn	Jetzt — der Artikel geht sofort mit.	In der Zukunft — der Artikel bleibt bis dahin im Bestand.
Wirkung	Bestand sinkt, geplante Rückgabe wird festgehalten.	Das Zeitfenster ist für Sie gesichert; niemand kann den Artikel für diesen Zeitraum doppelt buchen.
Abschluss	Mit der Rückgabe.	Zum Starttermin holen Sie den Artikel per Ausleihe ab — die Reservierung wird dabei automatisch übernommen.

Bei diesen Kategorien entscheidet im Web die gewählte Startzeit: Beginnt der Zeitraum jetzt, startet die Ausleihe sofort; liegt der Beginn mehr als fünf Minuten in der Zukunft, entsteht eine Reservierung. Die Bestätigen-Schaltfläche zeigt den Ausgang an — Ausleihen oder Reservieren samt Dauer. Kollidiert der Zeitraum mit einer anderen Buchung, bleibt die Schaltfläche gesperrt (Konflikt); der Hinweis in der Fußzeile nennt, ab wann wieder frei ist, und Verschieben setzt den Zeitraum direkt dorthin. In der App gilt dieselbe Logik im Buchungsblatt.

Steht Ihre eigene Reservierung in einer Ausleih-Kategorie an, treten Sie sie über die Reservierung selbst an: im Web über Jetzt abholen in der Zeile „Ihre Reservierung", in der App über Reservierung antreten — Menge und Zeitraum werden übernommen. Buchen legt sonst eine eigenständige Buchung an; nur wenn Ihre eigene Reservierung innerhalb der nächsten Stunde beginnt und Sie denselben Artikel sofort ausleihen, wird automatisch die Reservierung angetreten — so entsteht keine Doppelbuchung. In Nur-Reservierung-Kategorien entfällt all das: Dort gibt es nichts anzutreten.

Stornieren: Ihre eigene Reservierung stornieren Sie direkt auf der Artikelseite — die Zeile „Ihre Reservierung" über der Reservierungsliste bietet Stornieren an, in Ausleih-Kategorien zum Starttermin auch das Abholen. Alternativ finden Sie Ihre Buchungen gesammelt im Inventar-Cockpit. In der App stornieren Sie auf der Reservierungsseite des Artikels.

Belegte Zeiträume sehen Sie im Kalender auf der Artikelseite und direkt im Buchungsdialog; ist Ihr Wunschzeitraum nicht frei, meldet das der Dialog schon während der Auswahl und nennt, ab wann wieder genug Einheiten verfügbar sind.

Detailansicht & Management

In der Detailansicht eines Artikels stehen weitere Funktionen zur Verfügung, um den Überblick zu behalten.

Laufende Ausleihen

Hier sehen Sie auf einen Blick, wer diesen Artikel gerade besitzt.

Information	Beschreibung
Benutzer	Name der Person, die den Artikel ausgeliehen hat.
Seit wann	Datum und Uhrzeit der Ausleihe.
Geplante Rückgabe	Wann der Artikel zurückerwartet wird.
Menge	Anzahl der ausgeliehenen Exemplare.

Historie (Movements)

Ein lückenloses Protokoll aller Bewegungen dieses Artikels.

Spalte	Inhalt
Datum	Wann passierte die Bewegung?
Typ	Was ist passiert? (Borrow, Return, Consume, Adjustment)
Menge	Wie viele Einheiten waren betroffen?
Benutzer	Wer hat die Aktion durchgeführt?

Statistik

Ein Diagramm visualisiert die Entwicklung der letzten 30 Tage:

• Verbrauch: Wie oft wurde der Artikel konsumiert?
• Bestandsverlauf: Wie hat sich der Lagerbestand entwickelt?

Dateianhänge

Sie können Bilder (Thumbnails) hochladen, damit der Artikel im Katalog mit einem Foto angezeigt wird. Dies erleichtert die Identifikation, besonders bei ähnlichen Gegenständen (z.B. verschiedene Kabeltypen).

Bearbeitung & Pflege

Artikel können jederzeit von Administratoren oder Editoren angepasst werden.

Stammdaten ändern

Über den Button "Editieren" (Stift-Symbol) können Sie alle Eigenschaften des Artikels anpassen:

Bereich	Änderbar?	Hinweis
Name	Ja	Sollte eindeutig sein.
Preismodell	Ja	Änderungen gelten ab sofort für neue Buchungen.
Aktiv-Status	Ja	Deaktivierte Artikel verschwinden aus dem Katalog, bleiben aber in der Historie erhalten.
Artikeltyp	Nein	Der Typ kann nach Erstellung nicht mehr geändert werden.

Bestands-Korrektur

Der aktuelle Bestand (Stock Qty) kann im Bearbeiten-Dialog manuell überschrieben werden.

Wichtig: Eine Änderung des Bestands über diesen Dialog ist ein "harter Reset". Es wird keine Ausgleichsbuchung (Adjustment) in der Historie erzeugt. Nutzen Sie dies vor allem für die initiale Einrichtung oder wenn die Historie nicht relevant ist.

Verfügbarkeit

Das System berechnet die Verfügbarkeit automatisch:

Verfügbar = Gesamtbestand − aktive Ausleihen − gerade laufende Reservierungsfenster

Wenn der verfügbare Bestand 0 erreicht, kann der Artikel nicht mehr gebucht werden (außer für Admins, die überbuchen können).

Artikel löschen oder deaktivieren

Einen Artikel (Gegenstand) können Sie direkt in seiner Detailansicht löschen bzw. entfernen:

1. Öffnen Sie den Artikel im Inventar (Detailansicht).
2. Klicken Sie oben auf das Drei-Punkte-Menü (⋮).
3. Wählen Sie "Löschen" und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.

Achtung: Das Löschen ist endgültig und kann nicht rückgängig gemacht werden.

"Löschen" wird nicht angezeigt? Der Menüpunkt erscheint nur bei Artikeln, die noch keine Buchungshistorie haben (Historie leer) und für die keine laufenden oder geplanten Reservierungen existieren. Bei einem Artikel, der bereits gebucht wurde oder gerade verliehen ist, bietet das Menü stattdessen "Deaktivieren" an:

Aktion	Wirkung
Löschen	Artikel wird endgültig entfernt. Nur möglich ohne Buchungshistorie und ohne offene Reservierungen. Erfordert die Berechtigung zum Löschen von Artikeln.
Deaktivieren	Artikel verschwindet aus dem Katalog und kann nicht mehr gebucht werden. Die Historie bleibt vollständig erhalten. Über dasselbe Menü jederzeit wieder aktivierbar.

Ein aktuell ausgeliehener Artikel kann nicht gelöscht werden — die Ausleihe muss zuerst zurückgegeben werden. Für ausgemusterte oder defekte Gegenstände mit Vergangenheit ist Deaktivieren der richtige Weg: So bleiben Bewegungen und Abrechnungen nachvollziehbar.