Kontakte

Kontakte sind Personen außerhalb Ihrer Organisation: die Ansprechperson beim Sponsor, der Sachbearbeiter im Amt, der Dienstleister für die Technik. Zu jedem Kontakt gehören Name, Anschrift, Telefon und E-Mail sowie eigene Felder, wenn Sie mehr erfassen möchten.

Nicht zu verwechseln mit Benutzern: Die haben einen Zugang zu intraOnline, Kontakte nicht. Ein Kontakt bekommt keine Anmeldedaten und sieht nichts von Ihrer Plattform — er ist ein Eintrag in Ihrer Adresspflege.

Anlegen

Berechtigungen zum Anlegen

Wer Kontakte anlegen darf.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Kontakte → Kontakte anlegen contact:create:any	✅	✅	❌

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Schritt für Schritt

Web

1. Öffnen Sie Kontakte.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Füllen Sie im Dialog Neuer Kontakt den Abschnitt Persönliche Informationen aus. Pflicht ist nur der Vorname; Anrede, Titel, Nachname und Tags sind optional.
4. Ergänzen Sie bei Bedarf die Abschnitte Privatadresse und Kontakt (Privat).
5. Speichern Sie den Kontakt.

App

1. Öffnen Sie im Tab Start die Kachel Kontakte.
2. Tippen Sie oben rechts auf Hinzufügen (Plus-Symbol).
3. Tragen Sie im Formular Neuer Kontakt den Vornamen ein — die einzige Pflichtangabe. Titel und Nachname sind optional.
4. Darunter folgen Straße, Postleitzahl und Ort sowie E-Mail, Tel. und Mobil.
5. Speichern Sie den Kontakt.

Hinweise zum Anlegen

• Für viele Kontakte auf einmal gibt es den CSV-Import — siehe Übersicht.
• Zusätzliche Angaben, die es im Standard nicht gibt, richten Sie über Eigene Felder ein.
• Die Verbindung zu einer Organisation stellen Sie danach im Kontakt her — siehe Verknüpfungen.

Anzeigen

Berechtigungen zum Anzeigen

Wer Kontakte sehen darf — inklusive Zusatzfeldern und seitenweisem Laden.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Kontakte → Kontakte einsehen contact:read:any	✅	✅	❌	Kontakte sind nicht an Gruppen gebunden – diese Berechtigung öffnet den gesamten Kontaktbestand der Organisation.
Kontakte → Alle in Liste einsehen contactpagination:read:any	✅	✅	❌	Nötig, um die Kontaktliste zu laden. Ohne diese Berechtigung erscheint statt der Liste ein Hinweis auf den fehlenden Zugriff.
Kontakte → Vertrauliche Felder einsehen contact:customschema:restricted	✅	✅	❌	Zusätzlich nötig, um eigene Felder zu sehen, die als vertraulich markiert sind.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Schritt für Schritt (Web)

1. Öffnen Sie Kontakte.
2. Suchen Sie über Suchen nach einem Namen oder schränken Sie über Filter nach Tags, PLZ oder Ort ein.
3. Wechseln Sie bei Bedarf die Darstellung zwischen Liste, Raster und Tabelle.
4. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die Detailansicht.

Detailansicht

Die Detailansicht ist in Abschnitte gegliedert: Person, Kontakt (Privat), Anschrift (Privat), Eigene Felder und Organisationen. Darunter steht der Mailverlauf, sofern Sie ihn sehen dürfen.

Hinweise zum Anzeigen

• Kontakte sind nicht an Gruppen gebunden: Wer sie sehen darf, sieht den gesamten Kontaktbestand der Organisation.
• In der Liste sind die Einträge alphabetisch gruppiert.

Bearbeiten

Berechtigungen zum Bearbeiten

Wer Kontakte bearbeiten darf.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Kontakte → Kontakte bearbeiten contact:update:any	✅	✅	❌

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Schritt für Schritt (Web)

1. Öffnen Sie Kontakte und klicken Sie den gewünschten Kontakt an.
2. Ändern Sie die Felder direkt in der Detailansicht — einen eigenen Bearbeitungsmodus gibt es nicht.
3. Sobald Sie etwas ändern, erscheint unten eine Leiste mit Speichern und Abbrechen. Abbrechen verwirft die Änderungen.

Hinweise zum Bearbeiten

• Ohne Bearbeitungsrecht sind dieselben Felder schreibgeschützt: Sie sehen den Kontakt, können ihn aber nicht ändern.
• Verlassen Sie die Seite mit ungespeicherten Änderungen, werden Sie vorher gefragt.

Löschen

Berechtigungen zum Löschen

Wer Kontakte löschen darf.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Kontakte → Kontakte löschen contact:delete:any	✅	✅	❌

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Einzeln löschen (Web)

1. Öffnen Sie den Kontakt aus der Liste.
2. Wählen Sie im Aktionsmenü der Detailansicht Löschen.
3. Bestätigen Sie die Rückfrage.

Mehrere auf einmal

1. Öffnen Sie Kontakte.
2. Wählen Sie die gewünschten Einträge in der Liste aus.
3. Klicken Sie auf Löschen und bestätigen Sie Löschen bestätigen.

Hinweise zum Löschen

• Prüfen Sie vorher, ob der Kontakt mit einer Organisation verknüpft ist — siehe Verknüpfungen.
• Der Mailverlauf hängt am Kontakt: Mit dem Kontakt verlieren Sie den Überblick über die bisherige Korrespondenz.

Kontakte und Organisationen verknüpfen

Sie können Kontakte mit Organisationen verknüpfen, um die Beziehungen zwischen Personen und Organisationen zu verwalten. Dabei können spezifisch für diese Verknüpfung weitere Attribute hinterlegt werden, wie z.B. die Rolle des Kontakts in der Organisation oder deren Kontaktmöglichkeit.

Mailverlauf

Sobald via intraOnline Mails an den Kontakt, oder eine Verknüpfung zwischen Kontakt und Organisation versendet wurden, wird dies im Mailverlauf des Kontakts festgehalten. So haben Sie jederzeit einen Überblick über die Kommunikation mit dem Kontakt.

Kontakte importieren

Sie können Kontakte mit einer CSV-Datei importieren. Die Kontakte müssen dazu in einem bestimmten Format vorliegen. Dieses Format können Sie sich als Beispiel herunterladen und die zu importierenden Kontakte in diesem Format in eine CSV-Datei importieren.

• Die CSV-Datei muss im UTF-8 Format vorliegen.
• Die CSV-Datei darf maximal 10 MB groß sein.
• Die CSV-Datei darf maximal 200 Zeilen enthalten.

Web und App

Kontakte stehen in Web und App zur Verfügung, einschließlich Anlegen und Bearbeiten.