Zum Hauptinhalt springen

Freischaltung & Datenschutz

Der KI-Assistent ist standardmäßig deaktiviert. Er wird auf Anfrage pro Organisation freigeschaltet – so behalten Sie die Kontrolle darüber, ob und wann KI-Funktionen in Ihrer Organisation genutzt werden.

Aktivierung anfragen​

  1. Öffnen Sie die Einstellungen Ihrer Organisation.
  2. Im Bereich der Systemeinstellungen finden Sie die Karte „KI-Assistent" mit dem aktuellen Status.
  3. Lesen Sie die dort angezeigten Datenschutzhinweise und klicken Sie auf „Aktivierung anfragen".
  4. Es öffnet sich ein vorausgefülltes Support-Ticket. Senden Sie es ab – das intraOnline-Team schaltet die Funktion anschließend für Ihre Organisation frei.

Sobald die Funktion aktiv ist, steht die Schaltfläche „KI" in allen Texteditoren zur Verfügung (siehe So nutzen Sie den Assistenten).

Wer darf den Assistenten nutzen?​

Die Freischaltung gilt für die Organisation als Ganzes. Wer ihn dann tatsächlich benutzen darf, entscheidet eine eigene Berechtigung:

BerechtigungAdministratorRedakteurBenutzerBemerkung
KI-Assistent → KI-Assistent nutzen
aiassist:use:any		✅✅✅Standardmäßig bringt sie jede Standardrolle mit – nach der Freischaltung steht der Assistent also allen offen. Soll er nur bestimmten Personen zur Verfügung stehen, lässt sich das über eigene Rollen steuern.

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Erweiterte Betriebsart des Support-Assistenten​

Der Support-Assistent beantwortet Bedienungsfragen ohne Freischaltung. Seine erweiterte Betriebsart (Agenten-Modus) – Nachschlagen in den Daten Ihrer Organisation und Vorschläge für neue Einträge – ist dagegen eine eigene Freischaltung, unabhängig vom Schreibassistenten, und standardmäßig ausgeschaltet. Wenden Sie sich dafür an das intraOnline-Team, zum Beispiel über ein Support-Ticket.

Erst mit dieser Freischaltung erreichen Auszüge aus den Inhalten Ihrer Organisation den KI-Anbieter; Einzelheiten beschreibt der Abschnitt Verarbeitung und Datenschutz.

Datenschutz​

Bei aktiver Funktion werden die zu bearbeitenden Texte zur Verarbeitung an unseren Unterauftragsverarbeiter IONOS (AI Model Hub) übermittelt:

  • Verarbeitung in einem Rechenzentrum in Deutschland, ausschließlich im EWR.
  • Keine Nutzung Ihrer Daten zu Trainingszwecken.
  • Die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind im Auftragsverarbeitungsvertrag benannt — Sie finden ihn in der gültigen Fassung unter Verwaltung → Dokumente & Verträge.

Ihre Verantwortung​

Als verantwortliche Stelle entscheiden Sie über die Rechtmäßigkeit der Inhalte, die Sie durch die KI verarbeiten lassen. Das gilt insbesondere für besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO (zum Beispiel Gesundheits-, Religions- oder Gewerkschaftsdaten). Stellen Sie sicher, dass für solche Inhalte eine Rechtsgrundlage besteht, bevor Sie sie verarbeiten lassen.