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Support-Assistent

Neben dem Schreibassistenten gibt es den Support-Assistenten: den Chat hinter der Schaltfläche „?". Er beantwortet Fragen zur Bedienung von intraOnline. Anders als der Schreibassistent muss er nicht freigeschaltet werden – er steht überall dort zur Verfügung, wo die Schaltfläche erscheint.

Der Support-Assistent ist ein KI-System. Darauf weisen die Begrüßung und die Fußzeile im Chatfenster ausdrücklich hin.

Zwei Betriebsarten​

Standard. Der Assistent antwortet ausschließlich auf Grundlage der Produktdokumentation – also der Seiten, die Sie hier gerade lesen. Er sieht keine Inhalte Ihrer Organisation. Unter jeder Antwort stehen die Quellen, aus denen sie stammt.

Erweitert. Ist die erweiterte Betriebsart für Ihre Organisation freigeschaltet, kann der Assistent zusätzlich in den Daten Ihrer Organisation nachschlagen und neue Einträge zur Bestätigung vorschlagen. Welche Werkzeuge er dafür benutzt hat, zeigt er unter der Antwort an. Was genau er dann kann, beschreibt der folgende Abschnitt.

Erweiterte Betriebsart (Agenten-Modus)​

Die erweiterte Betriebsart – auch Agenten-Modus oder KI-Agent genannt – ist eine eigene Freischaltung zusätzlich zum Schreibassistenten und standardmäßig ausgeschaltet. Sie erfolgt auf Anfrage pro Organisation (siehe Freischaltung & Datenschutz); ohne sie bleibt der Assistent bei der Dokumentation.

Nachschlagen​

Der Assistent kann in den Inhalten Ihrer Organisation suchen und Überblicksfragen beantworten:

  • Volltextsuche über Termine, Veranstaltungen, Aufgaben, Mitteilungen, Umfragen, Wissensseiten, Dateien, Beiträge und Benutzer – zum Beispiel „Wo ist das Protokoll vom Sommerfest?".
  • Anstehendes: „Was steht diese Woche an?" führt die nächsten Veranstaltungen, Termine und fälligen Aufgaben chronologisch zusammen; Überfälliges wird separat ausgewiesen.
  • Eigene Aufgaben: offene oder erledigte Aufgaben auflisten.
  • Inventar: Artikel finden, die Verfügbarkeit für einen Zeitraum prüfen („Ist der Beamer am Freitag frei?"), die eigenen Reservierungen und Ausleihen einsehen – und auf Wunsch direkt etwas reservieren (siehe unten).

Gefundene Einträge zeigt der Assistent als anklickbare Treffer unter der Antwort – ein Klick führt direkt zum Termin, zur Aufgabe oder zum Dokument.

Anlegen – immer mit Ihrer Bestätigung​

Auf Wunsch bereitet der KI-Assistent neue Einträge vor: eine Aufgabe, einen Termin, eine Mitteilung, eine Veranstaltung, eine Umfrage, eine Wissensseite, einen Beitrag, einen Ordner oder eine Inventar-Reservierung. Die KI legt dabei nie selbst etwas an, sondern zeigt eine Vorschlagskarte im Chat. Sie entscheiden:

  • Bestätigen – der Eintrag wird angelegt, oder
  • Bearbeiten – das gewohnte Formular öffnet sich vorausgefüllt; Sie passen an und speichern selbst.

Bei Mitteilungen, Veranstaltungen, Umfragen, Wissensseiten, Beiträgen und Ordnern führt der Weg immer über das Formular – dort entscheiden Sie wie gewohnt auch über Empfängerkreis und Veröffentlichung; fehlt Ihnen für einen dieser Typen die Berechtigung, zeigt die Karte statt der Schaltfläche einen Hinweis. Auch sonst gelten Ihre Berechtigungen beim Anlegen unverändert: Was Sie nicht anlegen dürfen, legt auch der Assistent nicht an.

Beispiele​

  • „Was steht diese Woche an?"
  • „Habe ich offene Aufgaben?"
  • „Wo ist das Protokoll der letzten Vorstandssitzung?"
  • „Haben wir einen Beamer – und ist er am Freitag frei?"
  • „Leg mir eine Aufgabe an: Getränke für das Sommerfest besorgen."
  • „Reserviere den Beamer für Freitagabend."
  • „Bereite eine Umfrage zur Terminfindung für die Weihnachtsfeier vor."

Was der Assistent sehen darf​

Der Assistent sieht nur, was Sie ohnehin sehen dürfen. Jeder lesende Zugriff läuft mit Ihren Berechtigungen; die Trennung zwischen Organisationen bleibt unverändert bestehen. Fragen Sie nach einem Dokument, für das Sie keine Freigabe haben, findet der Assistent es nicht.

Vorschläge sind immer nur Vorschläge: Ein Termin, eine Aufgabe oder eine Mitteilung wird erst angelegt, wenn Sie die Karte im Chat ausdrücklich bestätigen.

Verarbeitung und Datenschutz​

Die Anfragen werden – wie beim Schreibassistenten – über den AI Model Hub von IONOS in einem Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet. Übermittelt werden Ihre Frage, der Verlauf der laufenden Unterhaltung und die herangezogenen Textauszüge; in der erweiterten Betriebsart zusätzlich Auszüge aus den Inhalten Ihrer Organisation. Eine Speicherung über die Anfrage hinaus oder eine Nutzung zu Trainingszwecken findet nicht statt.

Zur Störungsbeseitigung und um Lücken in dieser Dokumentation zu erkennen, protokollieren wir Anfragen an den Support-Assistenten mit technischen Kennzahlen. Frage und Antwort werden nur dort im Wortlaut gespeichert, wo sich die Antwort ausschließlich auf die Produktdokumentation stützt. Sobald der Assistent auf Inhalte Ihrer Organisation zugegriffen hat, werden Frage und Antwort nicht protokolliert – es verbleiben ausschließlich die technischen Kennzahlen. Das Protokoll wird keiner Organisation und keinem Nutzerkonto zugeordnet und nach 90 Tagen gelöscht.

Einzelheiten zur Auftragsverarbeitung finden Sie unter Freischaltung & Datenschutz sowie in der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV).

Grenzen​

KI-Antworten können falsch sein. Der Assistent formuliert auch dann flüssig, wenn die Dokumentation zu einem Thema nichts hergibt. Prüfen Sie die genannten Quellen, bevor Sie sich auf eine Antwort verlassen – und nutzen Sie im Zweifel die Schaltfläche „Support-Ticket erstellen" im Chatfenster.