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Pflichtangaben in E-Mails

Sie können Angaben Ihrer Organisation hinterlegen, die unter den E-Mails erscheinen, die intraOnline in Ihrem Namen versendet — zum Beispiel Nachrichten an Ihre Kontakte oder Einladungen an neue Nutzer:innen.

Sie finden das Feld unter Einstellungen → Kommunikation → Pflichtangaben in E-Mails.

Berechtigungen​

BerechtigungAdministratorRedakteurBenutzerBemerkung
Organisation → Organisation bearbeiten
mandant:update:any		✅❌❌

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Was gehört hinein?​

Das hängt von der Rechtsform Ihrer Organisation ab, und deshalb geben wir bewusst nichts vor:

  • Kapitalgesellschaften und eingetragene Kaufleute (GmbH, UG, AG, OHG, KG, e. K.) müssen in Geschäftsbriefen — und dazu zählen E-Mails — unter anderem Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und die vertretungsberechtigten Personen angeben.
  • Eingetragene Genossenschaften haben eigene Vorgaben.
  • Für eingetragene Vereine gibt es keine entsprechende gesetzliche Pflicht für Geschäftsbriefe. Viele geben trotzdem Vorstand und Vereinsregister an, damit Empfänger:innen wissen, mit wem sie es zu tun haben.

Ein Beispiel für eine GmbH:

Musterfirma GmbH
Geschäftsführung: Erika Mustermann
Aubachstr. 4, 56410 Montabaur
HRB 12345, Amtsgericht Musterstadt

Tragen Sie eine Angabe pro Zeile ein. Es werden bis zu zwölf Zeilen mit je 300 Zeichen übernommen.

In welchen E-Mails erscheinen die Angaben?​

Nur in E-Mails, die für Ihre Organisation sprechen:

  • Nachrichten an Kontakte und Organisationen aus dem Adressbuch
  • Einladungen an neue Nutzer:innen
  • die Testmail des E-Mail-Versands — damit Sie sehen, was Empfänger:innen wirklich bekommen

Nicht dagegen in E-Mails der Plattform selbst — etwa beim Zurücksetzen eines Passworts oder bei technischen Benachrichtigungen wie Speicher- und Systemmeldungen. Dort wäre die Angabe Ihrer Organisation irreführend, weil diese Nachrichten nicht von Ihnen stammen.

Was sonst noch unter Ihren E-Mails steht​

Nachrichten an Kontakte tragen zusätzlich den Hinweis, dass sie im Auftrag Ihrer Organisation über intraOnline versendet wurden und dass allein Ihre Organisation für den Inhalt verantwortlich ist. In den übrigen E-Mails steht dieser Satz nicht — die Einladung etwa nennt Ihre Organisation im Betreff und im Text, aber ohne diese förmliche Zurechnung.

Im Absender hängt es vom Versandweg ab:

  • Beim Standard-Versand über die Plattform steht dort Ihre Organisation via intraOnline <noreply@intraonline.de>.
  • Haben Sie einen eigenen Mailserver hinterlegt, steht dort ausschließlich Ihre eigene Absenderadresse.

Die Pflichtangaben des Plattformbetreibers (intraOnline) stehen unabhängig davon in allen E-Mails, die in Ihrem Namen hinausgehen.

Das alles macht erkennbar, wer schreibt. Es ersetzt nicht die Angaben, die Ihre Organisation selbst schuldet — dafür ist dieses Feld da.

Hinweise​

  • Bleibt das Feld leer, erscheint an dieser Stelle nichts. Es gibt bewusst keinen Standardtext, weil er für die meisten Rechtsformen falsch wäre.
  • Der Text wird als reiner Text ausgegeben. HTML oder Links funktionieren dort nicht.
  • Änderungen greifen für alle E-Mails, die danach versendet werden.
  • Welche Angaben Ihre Organisation genau schuldet, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.