Zugriffe vergeben
Mit einem Zugriff kann ein Mitglied Ihrer Organisation alle Ihre Unterorganisationen verwalten — auch die auf tieferen Ebenen und auch solche, die erst später angelegt werden. So betreut etwa jemand aus dem Landesverband alle Kreisverbände und Vereine darunter, ohne dort eingeladen werden zu müssen. Welche Aufgaben die Person dort übernehmen darf, bestimmt die Zugriffsstufe.
Ein Zugriff öffnet keine Inhalte: Mitteilungen, Veranstaltungen, Termine, Chronik, Dateien, Chats, Umfragen und alle anderen Inhalte der Unterorganisationen bleiben verborgen.
Zugriffsstufen
| Zugriffsstufe | Was die Person in jeder Unterorganisation darf |
|---|---|
| Lesen | Mitglieder, Ämter und Stammdaten einsehen. |
| Organisationsverwaltung | Wie Lesen, dazu Gruppen einsehen und anlegen sowie Rollen anlegen, bearbeiten und löschen. |
Mitglieder einladen, ändern oder entfernen gehört zu keiner Zugriffsstufe — das bleibt beim Admin der Unterorganisation.
Schritt für Schritt (Web)
Den Abschnitt Zugriffe gibt es, sobald Ihre Organisation mindestens eine Unterorganisation hat.
- Öffnen Sie in der Seitenleiste Unterorganisationen.
- Klicken Sie im Abschnitt Zugriffe auf Zugriff vergeben.
- Wählen Sie das Mitglied. Angeboten werden aktive Mitglieder Ihrer Organisation, die ihre Einladung angenommen haben und noch keinen Zugriff haben.
- Wählen Sie die Zugriffsstufe. Über den Feldern steht, für wie viele Organisationen der Zugriff gilt.
- Klicken Sie auf Vergeben.
Der Zugriff gilt sofort. In jeder Unterorganisation erhält die Person eine Mitgliedschaft mit der Rolle Übergeordnet – Lesen bzw. Übergeordnet – Organisationsverwaltung. Sie erreicht die Unterorganisationen über Organisation wechseln, mit ihrer bisherigen Anmeldung.
Zugriffsstufe ändern oder Zugriff entziehen
In der Liste Zugriffe öffnen Sie das Menü ⋮ neben der Person:
- Zugriffsstufe ändern — neue Stufe wählen und Speichern.
- Zugriff entziehen — nach Rückfrage mit Entziehen. Die Person verliert den Zugriff auf alle Unterorganisationen. Ist sie in einer davon außerdem selbst Mitglied, bleibt diese eigene Mitgliedschaft bestehen.
Wenn der Dialog nicht schließt
- Nicht überall vergeben: In den genannten Organisationen gehört die E-Mail-Adresse der Person zu einem anderen Konto. Dort wird kein Zugriff eingerichtet; überall sonst gilt er.
- Noch nicht überall vergeben: Einzelne Organisationen waren gerade nicht erreichbar. Der nächtliche Abgleich holt das nach — Sie müssen nichts tun.
Dasselbe gilt beim Entziehen: Ließ sich der Zugriff nicht überall sofort entfernen, erledigt das der nächtliche Abgleich.
Was die Unterorganisationen sehen
Jede Unterorganisation sieht, wer Zugriff auf sie hat — auf ihrer Seite Nutzung im Abschnitt Übergeordnete Verwaltung, mit Zugriffsstufe und seit wann. Ablehnen oder entfernen kann sie den Zugriff nicht; ihr Protokoll verzeichnet jedes Vergeben, Ändern und Entziehen. Mehr unter Als Unterorganisation.
Reichweite und Ebenen
Ein Zugriff gilt für jede Organisation unterhalb Ihrer — über alle Ebenen. Jede Ebene kann ihren eigenen Mitgliedern eigene Zugriffe geben; sie gelten dann für die Organisationen unterhalb dieser Ebene.
Wird eine Organisation deaktiviert, die Zugriffe vergeben hat, gelten ihre Zugriffe nur noch lesend, bis sie wieder aktiv ist.
Häufige Fragen
Kann die Person mit einem Zugriff Mitteilungen oder Dateien der Unterorganisation lesen? Nein. Kein Zugriff öffnet Inhalte. Nur wer in einer Unterorganisation selbst Mitglied ist, sieht dort Inhalte — über diese eigene Mitgliedschaft.
Belegt ein Zugriff einen Platz in der Unterorganisation? Nein. Personen mit Zugriff zählen nicht als Benutzer der Unterorganisation und stehen nicht in ihrer Mitgliederliste.
Kann ich einer Person von außerhalb Zugriff geben? Nein. Zugriff erhalten nur Mitglieder Ihrer eigenen Organisation. Laden Sie die Person gegebenenfalls zuerst bei sich ein.