Kontingente

Ihr Vertrag legt drei Größen fest: wie viele Benutzer Sie anlegen dürfen, wie viel Speicherplatz zur Verfügung steht und wie viele E-Mails intraOnline pro Monat in Ihrem Namen verschickt. Alle drei sehen Sie an derselben Stelle.

Wo Sie den aktuellen Stand sehen

Schritt für Schritt (Web)

1. Öffnen Sie Verwaltung.
2. Ganz oben stehen drei Karten: Benutzer, Speicherplatz und E-Mails (Monat).

Jede Karte zeigt den Verbrauch gegen die vereinbarte Grenze und darunter einen Fortschrittsbalken. Bei Speicherplatz und E-Mails (Monat) führt ein Link daneben in eine Detailansicht.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Benutzer	Bemerkung
Organisation → Organisation einsehen mandant:read:any	✅	✅	❌

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Speicherplatz

Der Speicher gilt für alles, was in Ihrer Organisation abgelegt wird — Dateien im Explorer, Bilder in Chronik-Beiträgen, Anhänge an Inhalten, Uploads und die daraus erzeugten Vorschaubilder. Die Detailansicht Details zu Speicher & Dateien schlüsselt auf, welcher Bereich wie viel belegt.

Bei Erreichen der Grenze schlagen Uploads fehl

Anders als beim E-Mail-Kontingent ist der Speicher eine harte Grenze: Ist sie erreicht, lässt sich nichts mehr hochladen. Die Verwaltung zeigt dann den Hinweis Account eingeschränkt.

Abhilfe: nicht mehr benötigte Dateien entfernen — oder uns ansprechen, wenn Sie dauerhaft mehr Speicher brauchen.

Ein eigener Speicher ändert am Kontingent nichts

Auch mit eigenem S3-Speicher wird der Verbrauch weiter gegen den vertraglich vereinbarten Speicher gerechnet. Der eigene Speicher bestimmt, wo die Dateien liegen — nicht, wie viel Platz Sie haben.

Uploads reservieren Speicher im Voraus

Beim Upload Center wird der gesamte für eine Sammlung vorgesehene Speicher angerechnet, auch wenn er noch nicht ausgeschöpft ist. Eine großzügig angelegte Sammlung belegt also schon Platz, bevor jemand etwas hochgeladen hat.

Wo die Dateien überhaupt liegen, steuern Sie über einen eigenen S3-Speicher — etwa wenn Ihre Organisation die Ablage selbst kontrollieren möchte.

Benutzer

Gezählt werden die angelegten Benutzer Ihrer Organisation. Ist die Grenze überschritten, erscheint der Hinweis Account eingeschränkt. Abhilfe: nicht mehr benötigte Benutzer entfernen — oder den Vertrag anpassen.

Kontakte zählen nicht mit: Sie haben keinen Zugang und belegen deshalb keinen Benutzerplatz.

E-Mails pro Monat

Gezählt werden die E-Mails, die intraOnline pro Kalendermonat in Ihrem Namen verschickt — Einladungen, Benachrichtigungen, Nachrichten an Kontakte. Der Zähler beginnt jeden Monat von vorn.

Hier verhält sich das Kontingent je nach Vertragslage unterschiedlich:

Lage	Was passiert
Aktiver Vertrag, Kontingent überschritten	Der Versand läuft unverändert weiter. Die zusätzlichen E-Mails werden abgerechnet; die Verwaltung zeigt den Hinweis Kontingent überschritten.
Testphase, Kontingent erreicht	Der Versand wird gestoppt.
Sicherheitsgrenze erreicht	Der Versand wird für alle gestoppt — auch bei aktivem Vertrag.

Die Sicherheitsgrenze liegt weit über dem vereinbarten Volumen und beantwortet eine andere Frage als das Kontingent: nicht „ist das mehr als vereinbart?", sondern „läuft hier etwas aus dem Ruder?". E-Mails aus dem Standard-Versand verlassen das System über unsere Domain — eine Schleife oder ein übernommenes Konto würde sonst den Ruf aller anderen Organisationen mit beschädigen.

Weniger Mails ohne Vertragsänderung

Ein großer Teil des Volumens sind Benachrichtigungen. Wie viel davon per E-Mail rausgeht, steuern die Benutzer selbst in ihren Benachrichtigungseinstellungen — E-Mail ist dort standardmäßig aus.

Wenn Sie einen eigenen Mailserver hinterlegen, laufen die E-Mails nicht mehr über den Standard-Versand.

Häufige Fragen

Mein Speicher ist voll — was tun? Der Speicherplatz ist aufgebraucht, sobald der Balken in der Karte Speicherplatz die Grenze erreicht. Uploads schlagen dann fehl. Zwei Wege: nicht mehr benötigte Dateien löschen oder den Vertrag um zusätzlichen Speicher erweitern. Ein eigener S3-Speicher hilft hier nicht — er ändert den Ablageort, nicht das Kontingent.

Warum kann ich keine Datei mehr hochladen? Meistens ist das Speicherkontingent erschöpft — die Verwaltung zeigt dann Account eingeschränkt. Prüfen Sie die Karte Speicherplatz. Wenn dort noch Platz ist, liegt es nicht am Kontingent.

Warum verschickt intraOnline keine E-Mails mehr? Entweder ist in der Testphase das Monatskontingent erreicht, oder die Sicherheitsgrenze hat gegriffen. Die Karte E-Mails (Monat) zeigt, welcher Fall vorliegt. Bei einem aktiven Vertrag läuft der Versand über das Kontingent hinaus weiter und wird abgerechnet.

Zählt ein gesperrter Benutzer noch mit? Gezählt werden die angelegten Benutzer. Wer nicht mehr mitarbeitet, sollte entfernt statt nur gesperrt werden, wenn Sie den Platz zurückgewinnen möchten.

Wann wird der E-Mail-Zähler zurückgesetzt? Zu Beginn jedes Kalendermonats.

Weiterführend

• Preise & Vertrag — was der Vertrag festlegt und wie Sie ihn anpassen
• Eigener Speicher — Dateien im eigenen S3-Speicher ablegen
• E-Mail-Versand — Versand über einen eigenen Mailserver