Kontingente

Ihr Vertrag legt fest, wie viele Plätze für Benutzer Sie haben, wie viel Speicher zur Verfügung steht, wie viele E-Mails intraOnline pro Monat in Ihrem Namen verschickt und wie viele KI-Tokens pro Monat zur Verfügung stehen. Alle sehen Sie an derselben Stelle.

Wo Sie den aktuellen Stand sehen

Schritt für Schritt (Web)

1. Öffnen Sie in der Seitenleiste unter Verwaltung die Seite Nutzung.
2. Ganz oben stehen die Karten Plätze, Speicher, E-Mails pro Monat und KI-Tokens pro Monat.

Jede Karte zeigt den Verbrauch gegen die vereinbarte Grenze und darunter einen Fortschrittsbalken. Bei Speicher und E-Mails pro Monat führt ein Link daneben in eine Detailansicht.

Berechtigung	Administrator	Redakteur	Basis	Bemerkung
Organisation → Organisation einsehen mandant:read:any	✅	✅	❌

Die Spalten zeigen, welche Standardrolle die Berechtigung mitbringt. Jede dieser Berechtigungen lässt sich einzeln auch an eigene Rollen vergeben – die Bezeichnung in der Tabelle entspricht dem Eintrag im Berechtigungs-Picker.

Speicher

Der Speicher gilt für alles, was in Ihrer Organisation abgelegt wird — Dateien im Explorer, Bilder in Chronik-Beiträgen, Anhänge an Inhalten, Uploads und die daraus erzeugten Vorschaubilder. Die Detailansicht Details zu Speicher & Dateien schlüsselt auf, welcher Bereich wie viel belegt.

Bei Erreichen der Grenze schlagen Uploads fehl

Anders als beim E-Mail-Kontingent ist der Speicher eine harte Grenze: Ist sie erreicht, lässt sich nichts mehr hochladen. Die Seite Nutzung zeigt dann den Hinweis Organisation eingeschränkt.

Abhilfe: nicht mehr benötigte Dateien entfernen — oder uns ansprechen, wenn Sie dauerhaft mehr Speicher brauchen.

Wie gezählt wird

Ein GB Speicher sind in intraOnline 1.024 MB zu je 1.024 KB — so rechnen die Grenze, die Anzeige in der Verwaltung und die Zuteilung an Unterorganisationen. Manche Betriebssysteme zählen in Tausenderschritten und zeigen dieselbe Datenmenge deshalb etwa 7 % größer an.

Ein eigener Speicher ändert am Kontingent nichts

Auch mit eigenem S3-Speicher wird der Verbrauch weiter gegen den vertraglich vereinbarten Speicher gerechnet. Der eigene Speicher bestimmt, wo die Dateien liegen — nicht, wie viel Platz Sie haben.

Uploads reservieren Speicher im Voraus

Beim Upload Center wird der gesamte für eine Sammlung vorgesehene Speicher angerechnet, auch wenn er noch nicht ausgeschöpft ist. Eine großzügig angelegte Sammlung belegt also schon Platz, bevor jemand etwas hochgeladen hat.

Wo die Dateien überhaupt liegen, steuern Sie über einen eigenen S3-Speicher — etwa wenn Ihre Organisation die Ablage selbst kontrollieren möchte.

Plätze

Gezählt werden die angelegten Benutzer Ihrer Organisation. Ist die Grenze überschritten, erscheint der Hinweis Organisation eingeschränkt. Abhilfe: nicht mehr benötigte Benutzer entfernen — oder den Vertrag anpassen.

Kontakte zählen nicht mit: Sie haben keinen Zugang und belegen deshalb keinen Benutzerplatz.

E-Mails pro Monat

Gezählt werden die E-Mails, die intraOnline pro Kalendermonat in Ihrem Namen verschickt — Einladungen, Benachrichtigungen, Nachrichten an Kontakte. Der Zähler beginnt jeden Monat von vorn.

Hier verhält sich das Kontingent je nach Vertragslage unterschiedlich:

Lage	Was passiert
Aktiver Vertrag, Kontingent überschritten	Der Versand läuft unverändert weiter. Die zusätzlichen E-Mails werden abgerechnet; die Verwaltung zeigt den Hinweis Kontingent überschritten.
Testphase, Kontingent erreicht	Der Versand wird gestoppt.
Sicherheitsgrenze erreicht	Der Versand wird für alle gestoppt — auch bei aktivem Vertrag.

Die Sicherheitsgrenze liegt weit über dem vereinbarten Volumen und beantwortet eine andere Frage als das Kontingent: nicht „ist das mehr als vereinbart?", sondern „läuft hier etwas aus dem Ruder?". E-Mails aus dem Standard-Versand verlassen das System über unsere Domain — eine Schleife oder ein übernommenes Konto würde sonst den Ruf aller anderen Organisationen mit beschädigen.

Weniger Mails ohne Vertragsänderung

Ein großer Teil des Volumens sind Benachrichtigungen. Wie viel davon per E-Mail rausgeht, steuern die Benutzer selbst in ihren Benachrichtigungseinstellungen — E-Mail ist dort standardmäßig aus.

Wenn Sie einen eigenen Mailserver hinterlegen, laufen die E-Mails nicht mehr über den Standard-Versand.

In Unterorganisationen

Eine Unterorganisation hat keinen eigenen Vertrag. Ihre Grenzen sind, was ihr die übergeordnete Organisation zuteilt — neben Benutzern, Speicher und E-Mails auch KI-Tokens und die Zahl eigener Unterorganisationen. Es gilt alles oben Gesagte, mit einem Unterschied beim Mail-Versand:

Lage	Was passiert
Unterorganisation, zugeteiltes Kontingent erreicht	Der Versand wird gestoppt, bis die übergeordnete Organisation die Zuteilung anhebt oder der neue Monat beginnt.

Was eine Organisation an ihre Unterorganisationen weitergibt, steht ihr selbst nicht mehr zur Verfügung. Die Seite Nutzung nennt deshalb weiter den vollen Vertrag oder die volle Zuteilung, darunter aber, wie viel davon weitergegeben ist und wie viel noch frei — und der Balken misst am freien Rest. Frei heißt dabei, was nach Weitergegebenem und eigener Nutzung übrig ist — dieselbe Zahl wie auf der Seite Unterorganisationen.

Häufige Fragen

Mein Speicher ist voll — was tun? Der Speicher ist aufgebraucht, sobald der Balken in der Karte Speicher die Grenze erreicht. Uploads schlagen dann fehl. Zwei Wege: nicht mehr benötigte Dateien löschen oder den Vertrag um zusätzlichen Speicher erweitern. Ein eigener S3-Speicher hilft hier nicht — er ändert den Ablageort, nicht das Kontingent.

Warum kann ich keine Datei mehr hochladen? Meistens ist das Speicherkontingent erschöpft — die Seite Nutzung zeigt dann Organisation eingeschränkt. Prüfen Sie die Karte Speicher. Wenn dort noch Platz ist, liegt es nicht am Kontingent.

Warum verschickt intraOnline keine E-Mails mehr? Entweder ist in der Testphase das Monatskontingent erreicht, oder die Sicherheitsgrenze hat gegriffen. Die Karte E-Mails pro Monat zeigt, welcher Fall vorliegt. Bei einem aktiven Vertrag läuft der Versand über das Kontingent hinaus weiter und wird abgerechnet.

Zählt ein gesperrter Benutzer noch mit? Gezählt werden die angelegten Benutzer. Wer nicht mehr mitarbeitet, sollte entfernt statt nur gesperrt werden, wenn Sie den Platz zurückgewinnen möchten.

Wann wird der E-Mail-Zähler zurückgesetzt? Zu Beginn jedes Kalendermonats.

Wir sind eine Unterorganisation und brauchen mehr. An wen wenden wir uns? An Ihre übergeordnete Organisation: Sie teilt Ihnen die Mengen zu und kann sie anheben.

Weiterführend

• Preise & Vertrag — was der Vertrag festlegt und wie Sie ihn anpassen
• Mengen zuteilen — Kontingente an Unterorganisationen weitergeben
• Eigener Speicher — Dateien im eigenen S3-Speicher ablegen
• E-Mail-Versand — Versand über einen eigenen Mailserver